Tässä ohjeessa kerrotaan miten HRSuunnista tuleva tiedosto luetaan sisään Palkkaus.fi:hin. Aina, kun toiminnallisuus otetaan ensimmäistä kertaa käyttöön, tulee ensiksi olla yhteydessä Palkkaus.fi:n asiakaspalveluun, jotta varmistetaan asetukset ja käydään läpi prosessi.
Henkilötietojen tallennus
Ennen tiedoston sisäänlukemista tulee perustaa kaikki työntekijät palkkaukseen ja lisätä näille tarvittavat palkkatiedot. Jos esimerkiksi työntekijän tunti- tai kuukausipalkka puuttuu, siirto-ohjelma ei osaa laskea lisiä tai tuntipalkkoja. Henkilöä perustaessa tulee aina myös tallentaa HRSuunnissa oleva henkilönumero työntekijän taakse. Tämän numeron perusteella ohjelma linkittää tuotavat tiedot oikealle henkilölle. Työntekijän työsuhteen tulee myös olla aktiivinen, eli työsuhdetta ei ole päätetty.
Mikäli henkilönumeroa ei ole tallennettu, menee tuotava rivi virheeseen. Tällöin voi henkilönumeron käydä tallentamassa työntekijän taakse ja aloittaa ajon uudestaan.
Henkilönumero löytyy työntekijän takaa kohdasta Oletuspalkkarivit – Henkilönumero.
Palkkalista
Tiedoston sisäänluku tapahtuu palkkalistan kautta, sitä ei voi ajaa yksittäiselle palkkalaskelmalle. Palkkalistalla voi kuitenkin olla vain yksi työntekijä.
Valitse Palkanmaksu – Palkkalistat – Uusi palkkalista
Luo normaaliin tapaan uudelle palkkalistalle vaadittavat tiedot ja paina Luo palkkalista.
Tiedoston sisäänluku
Luotuasi palkkalistan, aukeaa palkkalistan Perustiedot-välilehti. Työntekijätietoja ei tarvitse tuoda vaan ne haetaan tiedoston sisäänluvun yhteydessä. Mikäli on palkansaajia, joiden tietoja ei siirretä tiedoston mukana, tulee nämä lisätä erikseen palkkalistalle. Voit tehdä tämän lopuksi, kun aineisto on ensin tuotu.
Sisäänluku aloitetaan klikkaamalla Valinnat-alasvetovalikko auki ja valitsemalla sieltä Import (BETA).
Tämän jälkeen aukeaa ikkuna, jossa valitaan sisäänluvun tyyppi. Tässä tapauksessa klikkaa HR Suunti – Tikon muoto -painiketta.
Tämän jälkeen aukeaa taas palkkalista ja ylös tulee siirron valikot.
Siirrossa on 4 päävaihetta
- Hae työsuhteet
- Lataa data
- Käsittele data (mapper)
- Tallenna palkkalistaan
Aloita painamalla 1. Hae työsuhteet
Haku tuo kaikki aktiiviset työsuhteet listalle, mutta nämä eivät kuitenkaan kaikki siirry palkkalistalle vaan vain ne, jotka ovat mukana siirtotiedostolla. Tässä näkymässä voit myös tarkistaa, että kaikille on tallennettu henkilönumero ja palkkatiedot. Mikäli näitä puuttuu, pääset tallentamaan ne Muokkaa-painiketta painamalla. Jos kaikki tiedot on kunnossa voit jatkaa painamalla 2. Lataa data -painiketta.
Tiedot tuodaan Copy-pastella Palkkaus.fi:hin. Avaa Excel, jolta tiedot tuodaan, ja maalaa valittu alue. Jos välissä on tyhjiä rivejä, ne eivät haittaa. Paina hiiren oikeaa näppäintä ja Copy tai Excelin valikosta Copy.
Tämä jälkeen palaa takaisin Palkkaus.fi:hin ja paina hiiren oikeaa nappia ja valitse Paste tai paina Liitä työpöydältä painiketta. Suora Excel import ei vielä toimi. Sitten kun tiedot on liitetty, paina Seuraava.
Seuraavassa näkymässä voi vielä tarkistaa, että otsikot ja tiedot menevät oikeille kohdille. Voit näitä muuttaa alasvetovalikosta. Tyhjien rivien varoituksesta ei tarvitse välittää, mutta muut virheilmoitukset tulee tarkistaa ja korjata. Paina Seuraava.
Seuraavalla sivulla validoidaan data. Jos tässä kohtaa tulee virheitä, on ne korjattava. Jos kaikki on kunnossa, paina Seuraava.
Tämän jälkeen tulee tietojen tallennus. Paina Tallenna.
Nyt data on tuotu tiedostosta Palkkaus.fi:hin. Tämä tulee vielä käsitellä ja tallentaa palkkalistaan.
Paina 3 Käsittele data. Tässä näkymässä näytetään henkilöt ja rivitasolla tuotavat palkat. Paina Tallenna palkkalistaan.
Kun tallennus on valmis, tulee kuittaus, että rivit on tallennettu palkkalistaan. Voit sulkea ilmoituksen painamalla Ok.
Tallennuksen jälkeen palataan takaisin palkkalistan alkuun. Ohjelma lataa tässä vielä tietoja ja siinä voi mennä hetki, riippuen työntekijöiden määrästä, tietokoneen tehosta ja internetyhteydestä.
Nyt voit jatkaa palkkalistan tekemistä normaalisti. Laskelmat-välilehdeltä pystyt tarkistamaan tuodut tiedot sekä lisäämään ne työntekijät, jotka eivät tulleet tiedostossa mukana.
Sääntöjen muokkaaminen
Mikäli tiedostoon tulee muutoksia, uusia koodeja tai koodin merkitys muuttuu, pääset muokkaamaan näitä Palkkalistalla - Säännöt (rivityypit) -välilehdellä. Täällä voit luoda uusia sääntöjä painamalla Luo uusi.