Palkkaus.fi:ssä maksetuista (asiakasvaratili) tai maksetuiksi kuitatuista (sepa) palkoista lähtee automaattisesti palkkatietoilmoitus tulorekisteriin neljä päivää laskelmalle merkityn palkkapäivän jälkeen. Erillisilmoitukset lähtevät palkanmaksua seuraavan kuun 5. päivä. Tulorekisteri-ilmoituksia voi seurata tilitoimiston käyttöliittymässä Raportit-osiossa. Asiakasyrityksellä ei ole näkymää tulorekisteri-ilmoituksiin.
Palkkatietoilmoitukset
Kun palkkalaskelma kuitataan ohjelmassa maksetuksi, ajastuu palkkatietoilmoitus tulorekisteriin automaattisesti. Palkkatietoilmoitus tehdään aina neljä päivää laskelmalla olevan palkkapäivän jälkeen. Näin mahdollisille korjauksille jää vielä aikaa. Tällä hetkellä Palkkaus.fi tekee tarvittavat korjaukset virheellisiin tulorekisteri-ilmoituksiin.
Palkkatietoilmoituksia voi seurata tilitoimiston käyttöliittymässä Raportit-osiossa.
Listauksessa näytetään laskelmakohtaisesti ilmoitusten tila, palkkapäivä sekä tulorekisteri-ilmoituksen lähetyspäivä. Ajastettu lähetys näkyy kuvassa oranssilla. Alla ilmoituksen mahdolliset tilat:
- Ajastettu - Palkkatietoilmoitus on ajastettu ja tuleva lähetysaika näkyy oranssilla merkittynä.
- Tarkastettava - Palkkatietoilmoitus on ajastettu, mutta pakollisia tietoja puuttuu, ja palkkatietoilmoitus on tarkistettava ja korjattava ennen lähetystä. Ilmoita korjattavat tiedot asiakaspalveluun, joka tekee korjauksen.
- Onnistuneesti lähetetty - Palkkatietoilmoitus on lähetetty onnistuneesti tulorekisteriin. Jos Lähetysaika-kohdassa näkyy useampi päivämäärä, on ilmoitusta päivitetty ja ensimmäinen ja viimeisin ilmoitusaika näkyvät listauksessa allekkain.
- Virheellinen - Palkkatietoilmoitus on lähetetty tulorekisteriin, mutta siinä on ollut puutteita tai virheitä ja se on korjattava ja lähetettävä uudestaan. Korjaus tehdään asiakaspalvelun kautta.
- Myöhässä! - Palkkatietoilmoitusta ei ole lähetetty tulorekisteriin ja se on myöhässä. Ilmoitus tulee tehdä käsin asiakaspalvelun kautta.
HUOM! Palkkatietoilmoitus tehdään vain Maksettu-tilassa olevista laskelmista. Luonnos- tai Maksu aloitettu -tilassa olevista laskelmista ilmoitusta ei tehdä. Voit tarkistaa esimerkiksi kohdasta Maksetut -> Laskelmat, että kaikki laskelmat on kuitattu maksetuksi.
Yksittäisen palkkatietoilmoituksen näkymät
Valitsemalla Palkkatietoilmoitukset-näkymässä halutun ilmoituksen kohdalta Näytä, avautuu varsinainen palkkatietoilmoitus tarkisteltavaksi. Tällä hetkellä ilmoitusta voi vain katsella, tarvittavat muutokset tehdään asiakaspalvelun kautta.
Palkkatietoilmoitus jakautuu eri välilehdille. Alla lyhyet kuvaukset näiden sisällöistä
Perustiedot
Perustiedot-välilehdellä näkyy mm. palkkakausi ja palkkapäivä sekä tiedot ilmoituksen lähetyksestä, mahdolliset virheilmoitukset sekä muita aineistoon liittyviä yleisiä tietoja.
Maksaja
Maksaja-välilehdellä on tiedot työnantajasta, kuten y-tunnus ja osoitetiedot.
Osoite on pakollinen tieto, jos esimerkiksi asiakkaalla ei ole työeläkesopimusta, mutta haluaa työeläkeyhtiön lähettävän laskun yritykselle postitse. Ohjelma ilmoittaa, jos pakollisia tietoja puuttuu.
Tulonsaaja
Tulonsaaja-välilehdellä on tiedot palkansaajasta, kuten henkilötiedot, osoite ja ammattiluokitus.
Ohjelma ilmoittaa, jos pakollisia tietoja puuttuu. Esimerkiksi osoitetieto on pakollinen, jos työntekijällä on ns. keinohenkilötunnus.
Vakuutukset
Vakuutukset-välilehdellä ilmoitetaan asiakkaan työeläkesopimuksen sekä työtapaturmavakuutuksen tiedot, jos ne on lisätty asetuksissa.
Yrittäjän vakuutustietoja (YEL ja yrittäjän vapaaehtoinen tapaturmavakuutus) ei tarvitse ilmoittaa tulorekisteriin.
Poissaolot
Tällä hetkellä poissaolojen ilmoittaminen tulorekisteriin palkkatietoilmoituksen mukana ei ole mahdollista. Tämä mahdollisuus on tulossa lähiaikoina, ja tällöin poissaolotiedot haetaan työntekijän takana olevasta lomien ja poissaolojen kalenterista.
Rivit
Rivit-välilehdeltä näkee kaikki ilmoituksen palkkarivien tulolajit. Tulolajin kohdalla olevasta vihreästä ruudusta aukeaa kyseisen tulolajin tarkemmat tiedot.
Rivitiedoissa näytetään myös työntekijän palkasta tehtävät vähennykset, jotka on ilmoitettava tulorekisteriin.
Jos tulolaji ilmoituksessa on väärä, korjataan se korjaamalla oikea tulolaji laskelmalle. Korjaukset tehdään toistaiseksi asiakaspalvelun kautta. Voit kuitenkin jo laskelmaa tehdessä tarkistaa laskelmalle lisäämäsi palkkalajin tulolajin laskurin tulorekisteri-näkymästä.
Historia
Historia-välilehti näyttää ilmoituksen lähetysajankohdan sekä mahdolliset mitätöinnit ja uudelleenlähetykset.
Erillisilmoitukset
Erillisilmoitukset ja ei palkanmaksua -ilmoitukset tehdään palkanmaksua seuraavan kuun 5. päivä, jos ilmoitusten lähetys on päällä.
Ohjelmassa on oletusasetuksena se, että erillisilmoitukset lähtevät automaattisesti aina palkanmaksuista, ja ei palkanmaksua -ilmoitukset kuuden kuukauden ajan viimeisimmästä palkanmaksusta, jos asiakas kuuluu työnantajarekisteriin.
Erillisilmoitusten lähetyksen voi ottaa asiakaskohtaisesti pois päältä tai laittaa ilmoitukset lähtemään aina riippumatta siitä, onko asiakas maksanut palkkaa palvelussa.
Erillisilmoituksia voi seurata tilitoimiston käyttöliittymässä Raportit-osiossa.
Asiakasyritykselle luodut ja lähetetyt erillisilmoitukset näkyvät listauksessa.
Vasemmalla Ilmoituksen tyyppi kertoo onko kyse erillisilmoituksesta vai ei palkanmaksua -ilmoituksesta.
Tila kertoo lähetyksen tilasta:
- Ajastettu - Erillisilmoitus on ajastettu ja tuleva lähetysaika näkyy oranssilla merkittynä.
- Tarkastettava - Erillisilmoitus on ajastettu, mutta pakollisia tietoja puuttuu, ja Erillisilmoitus on tarkistettava ja korjattava ennen lähetystä. Ilmoita korjattavat tiedot asiakaspalveluun, joka tekee korjauksen.
- Onnistuneesti lähetetty - Erillisilmoitus on lähetetty onnistuneesti tulorekisteriin. Jos Lähetysaika-kohdassa näkyy useampi päivämäärä, on ilmoitusta päivitetty ja ensimmäinen ja viimeisin ilmoitusaika näkyvät listauksessa allekkain.
- Virheellinen - Erillisilmoitus on lähetetty tulorekisteriin, mutta siinä on ollut puutteita tai virheitä ja se on korjattava ja lähetettävä uudestaan. Korjaus tehdään asiakaspalvelun kautta.
- Myöhässä! - Erillisilmoitus ei ole lähetetty tulorekisteriin ja se on myöhässä. Ilmoitus tulee tehdä käsin asiakaspalvelun kautta.
- Mitätöity - Tulorekisteriin lähetetty erillisilmoitus on mitätöity. Uutta ilmoitusta kyseiselle kaudelle ei ole lähetetty.
HUOM! Jos kuittaat palkan takautuvasti maksetuksi palkkapäivää seuraavan kuun 5. päivän jälkeen, ei erillisilmoitus lähde tai päivity automaattisesti. Ole siinä tapauksessa yhteydessä asiakaspalveluumme, joka lähettää ilmoituksen tulorekisteriin.
Yksittäisen erillisilmoituksen näkymät
Valitsemalla Erillisilmoitukset-näkymässä halutun ilmoituksen kohdalta Näytä, avautuu varsinainen erillisilmoitus tarkisteltavaksi. Tällä hetkellä ilmoitusta voi vain katsella, tarvittavat muutokset tehdään asiakaspalvelun kautta.
Perustiedot
Perustiedot-välilehdellä näytetään ilmoituksen yleiset tiedot sekä kuittaus lähetyksestä.
Maksaja
Maksaja-välilehdellä näytetää työnantajan tiedot, kuten y-tunnus ja vakuutustiedot, jos ne on ilmoitettu asetuksissa.
Ilmoitettavat tiedot
Ilmoitettavat tiedot -välilehdellä näytetään sairausvakuutusmaksun määrä.
Tällä hetkellä vähennyksiä ei saa suoraan ilmoitettua tästä näkymästä, mutta ole tarvittaessa yhteydessä asiakaspalveluun, joka voi muokata ilmoitusta. Lähiaikoina avautuu mahdollisuus muokata erillisilmoitusta ja vähennysrivien lisääminen sairausvakuutusmaksuun.
Historia
Historia-välilehdellä näkyy lähetystiedot. Esimerkiksi mahdolliset mitätöinnin ja korjaukset näkyvät täällä.
Tulorekisteri-ilmoitusten korjaaminen
Jos tulorekisteri-ilmoituksessa havaitaan virheitä, tulee korjaus tehdä aina ensin laskelmalle, minkä jälkeen tulorekisteri-ilmoitus päivitetään. Toistaiseksi korjaukset maksetuille laskelmille ja tulorekisteri-ilmoituksiin tehdään Palkkaus.fi:n asiakaspalvelun kautta.
Virheilmoitukset tulorekisteri-ilmoituksissa
Ohjelma tarkistaa tulorekisterin kannalta olennaisia tietoja laskelmalta useassa eri kohdassa.
- Ensimmäinen tarkistus tehdään maksuun viennin yhteydessä. Ohjelma tarkistaa, että laskelmalla on kaikki pakolliset tiedot, jotka tulee ilmoittaa tulorekisteriin, ennen kuin laskelman voi siirtää maksuun.
- Kun laskelma kuitataan maksetuksi, ajastuu tulorekisteri-ilmoitus automaattisesti. Tässä yhteydessä ohjelma tarkistaa ilmoituksen ja ilmoittaa, jos korjattavaa on.
- Kun tulorekisteri-ilmoitus lähetetään, tulorekisterin päässä tehdään vielä viimeinen tarkistus ja ohjelmaan tulee palaute ilmoituksen onnistumisesta tai mahdollisista virheistä.
Kaikki virheilmoitukset näkyvät tulorekisteri-ilmoituksen Perustiedot-välilehdellä.
Jos korjattavaa on, korjataan ensin joko työnantajan tai työntekijän tietoja sekä laskelman rivejä, minkä jälkeen tehdään joko korvaava tai uusi ilmoitus.
Ohjelma tunnistaa, jos tehdään korvaava ilmoitus vaikka alkuperäinen ilmoitus pitäisi mitätöidä ja tehdä uusi ilmoitus, ja ilmoittaa siitä.
Tällä hetkellä kaikki korjaukset laskelmiin ja tulorekisteri-ilmoituksiin tehdään asiakaspalvelun kautta.