Lomalaskenta Palkkaus.fi:ssä pohjautuu vuosilomalakiin ja yleisimpiin lomalaskennan käytäntöihin. Eri TES-tulkintoja ei ole toteutettu suoraan, mutta asetuksissa on mahdollista muokata lomalaskennassa käytettäviä lukuja, palkkalajeja, jakajia ja kertoimia.
Lomalaskenta aktivoidaan aina työntekijäkohtaisesti, minkä yhteydessä määritetään lomalaskennan asetukset eli laskentasäännöt. Lomalaskennan raporteista voi tarkistaa, onko käytetty oletuslaskenta soveltuva, ja tehdä tarvittaessa muutoksia asetuksiin.
Lomalaskenta on jaoteltu ohjelmassa viiteen osa-alueeseen:
Alla kukin osa-alue käydään läpi perusperiaatteiltaan ja kunkin osion lopusta löytyy linkit tarkempiin tapauskohtaisiin ohjeisiin.
Lomalaskennan käyttöönotto
Lomalaskenta aktivoidaan työntekijäkohtaisesti työntekijän tiedoissa välilehdellä Lomat.
Jokaiselle työntekijälle määritetään lomalaskennan säännöt, joiden mukaan lomakirjanpito ja -laskenta tapahtuu:
-
Lomapäivien kertymisen ja laskennan perusta
- 14pv/35t sääntö, lomakorvaus, vapaan ansainta tai ei lomaoikeutta
-
Lomalaskennen yksityiskohdat
- Kertymän määrä (lomalain mukaan tai oma kertymäsääntö)
- Lomarahan maksun peruste ja prosentti
- Palkkaustapa (kuukausipalkka, tuntupalkka, suorituspalkka, muu)
- Vuoslomapalkan laskentatapa (kuukausipalkka, loma KTA, loma KPA, prosenttiperusteinen, lomakorvaus, manuaalinen)
Lomalaskennan käyttöönotossa huomioidaan jo työsuhteen tiedoista esimerkiksi palkkaustapa ja työsuhteen kesto. Näitä voi tarvittaessa muuttaa. Kun esivalinnat on tehty, voi painaa Ota lomakirjanpito käyttöön -painiketta.
Lomakaskennan asetukset
Lomalaskennan asetuksia voi koska tahansa muuttaa kohdassa Lomat -> Asetukset
Lomalaskennan asetukset voivat vaihdella lomavuosittain ja laskenta tehdään aina asetettujen asetusten perusteella. Asetuksia voi muuttaa myös kesken kauden, jos huomaa niissä korjattavaa.
Asetuksissa oikealla puolella olevat valinnat (Lomalaskennan yksityiskohdat) vaihtelevat sen mukaan, mitä valintoja on tehty ansaintasääntöön ja palkkaustapaan. Esimerkiksi jos valitsee 14 päivän säännön, voi lomalaskennan laskentatavaksi valita kuukausipalkan tai manuaalisen vaihtoehdon. Jos taas 35 tunnin säännön, edellisten lisäksi voi valita myös prosenttiperusteisen laskennan.
Lomalaskentaan haetaan tietoja työntekijän työsuhteelta, oletuspalkkariveiltä sekä ohjelmassa maksetuilta laskelmilta. Työntekijälle voi lisätä myös ns. historiallisia laskelmia, jotka on maksettu toisessa ohjelmassa, mutta halutaan ottaa huomioon lomalaskennassa.
Esimerkki: Historiallisen laskelman vaikutus lomalaskentaan (Ohje tulossa)
Kohdasta Vuosilomapalkan laskentaraportti saa ladattua raportin, josta voi katsoa miten lomapalkka lasketaan. Jos haluat laskennan tapahtuvat eri perusteilla, voit muokata lomalaskennan asetuksia tarvittavin osin ja tarkistaa sitten raportin uudestaan, kunnes laskenta tapahtuu haluamallasi tavalla. Raportti päivittyy palkanmaksujen mukaisesti, eli lopullinen laskenta selviää vasta, kun kaikki lomankertymisvuoden palkat on maksettu ohjelmassa.
Huomioithan, että aivan kaikkia mahdollisia lomalaskennan tapoja ei ole toteutettu ohjelmassa. Asetuksiin voi niissä tilanteissa syöttää manuaalisesti lomalaskennassa käytettäviä arvoja, kuten itse laskettu lomapäivän palkka, jonka perusteella lomalaskenta sitten tehdään.
Yksityiskohtaiset ohjeet lomalaskennan asetuksiin löytyvät täältä. (Ohje tulossa)
Tapauskohtaiset esimerkit lomalaskennan käyttöönotosta: (Ohjeet tulossa)
- Kuukausipalkkaisen lomalaskennan käyttöönotto
- Tuntipalkkaisen lomalaskennan käyttöönotto
Lomakertymien seuranta
Lomalaskennan käyttöönotossa luodaan oletuksena lomakertymä kuluvalle ja edelliselle lomavuodelle huomioiden työsuhteen voimassaoloaika. Oletuskertymät lisätään siis kausille, joilla oletettavasti on pidettäviä ja maksettavia lomia.
Lomavuodella tarkoitetaan vuotta, jona ansaittu loma pidetään.
- Esim. Lomavuosi 2024 = Lomat pidetään aikavälillä 2.5.2024 - 30.4.2025
Lomanmääräytymisvuodella tarkoitetaan vuotta, jolta lomapäivät on ansaittu.
- Esim. Lomanmääräytymisvuosi 2023 = Lomapäivät kertyneet aikaväliltä 1.4.2023 - 31.3.2024
Lomakertymiä voi seurata ja päivittää työntekijän takana kohdassa Lomat -> Lomapäivien kertymä.
Oletuskertymät muodostuvat lomalaskennan käyttöönotossa ja ne lisätään vain menneille kuukausille. Tulevien kuukausien kertymät muodostuvat aina ohjelmassa tehtyjen palkanmaksujen perusteella.
Lomakertymiä voi muokata manuaalisesti aina tarvittaessa ja tämä yliajaa aina oletuskertymien muodostamisen.
Lomalaskennan käyttöönotossa lomakertymät kannattaa aina tarkistaa ja tarvittaessa päivittää. Kohtaan Alkusaldo voi lisätä ylimääräiset ja vanhoilta lomakausilta siirtyvät lomapäivät.
Yksityiskohtaiset ohjeet lomapäivien kertymistä löytyy täältä. (Ohje tulossa.)
Tapauskohtaiset esimerkit lomakertymien muodostumisesta ja seurannasta (Ohjeet tulossa)
- Kuukausipalkkaisen vakituisen työntekijän lomakertymät
- Tuntipalkkaisen määräaikaisen työntekijän lomakertymät
Lomien suunnittelu ja käyttö
Lomia voi suunnitella ohjelmassa työntekijän lomakalenterissa ja yrityskohtaisella lomalistalla.
Nämä lomakalenterit ovat kytköksissä keskenään, eli lomat tarvitsee lisätä vain joko työntekijän taakse tai yrityskohtaiseen lomalistaan, niin se ne näkyvät kummassakin.
Toistaiseksi lomakalenterissa näkyvät vain suunnitellut lomat.
Työntekijäkohtainen lomakalenteri
Yksittäisen työntekijän suunnitellut lomat voi lisätä ohjelmaan työntekijän takana kohdassa Lomat -> Lomakalenteri lomavuosittain.
Lomakalenteri näyttää kullekin lomavuodelle kertyneet lomapäivät, jotka ovat käytettävissä, sekä lomajaksot, jotka on jo kirjattu kalenteriin. Lomat kirjataan kalenteriin siis aina lomavuosittain.
Lomakalenteriin voi lisätä lomia enemmän kuin työntekijällä on kertyneitä lomapäiviä, mutta varsinainen lomalaskenta ei laske enempää palkkaa kuin mitä lomia on ansaittu ja merkitty lomakertymiin.
Lomia voi lisätä kalenteriin Lisää loma -painikkeen kautta. Kalenteri huomioi merkitylle lomajaksolle osuvat lauantait ja pyhäpäivät, mutta voit myös itse muokata käytettävien lomapäivien määrää kyseisellä jaksolla. Esimerkiksi viikon lomajakso kuluttaa oletuksena kuusi lomapäivää.
Yrityskohtainen lomalista
Yrityskohtainen lomalista löytyy ohjelman päänavigaatiosta kohdasta Lomat ja poissaolot -> Lomalista.
Lomalistalla näkyy ne työntekijät, joille lomalaskenta on otettu käyttöön. Jos joku puuttuu listalta, voit aktivoida lomat kyseiselle työntekijälle lomalistan kautta kohdasta Lisää työntekijä.
Oletuksena lomalistalla näkyy kuluva lomajakso, esimerkiksi kesälomakausi tai talvilomakausi. Voit vaihtaa tarkastelujaksoa ylälaidan valikoista.
Lomalistalle voi suunnitella lomia klikkaamalla kalenteria. Lomat voi suunnitella lomavuosittain ja listan ylälaidasta voi vaihtaa lomavuotta. Työntekijän alla näkyy kuinka paljon lomapäiviä tälle on kertynyt.
Lomalistan voi viedä Exceliin tai tulostaa PDF:nä.
Kun lomat suunnittelee työntekijän lomakalenteriin tai yrityksen lomalistalle, tulevat ne laskelmille ehdotuksina ja ne on helppo sen jälkeen laskettaa mukaan palkkaan.
Myös muista poissaoloista löytyy vastaava lista ja kalenterinäkymä.
Lomapalkan laskeminen ja maksaminen
Työntekijän lomapalkka voidaan laskea, kun
- Lomalaskenta on aktivoitu
- Työntekijällä on lomavuodelle lomakertymiä
- Lomat on kirjattu lomakalenteriin
Kun palkkalaskelmalle syöttää palkkakauden, jolle on kirjattu lomia, laskuri ehdottaa lomalaskentaa laskurinäkymän ruudussa 2.
Laske lomat ja poissaolot palkkoihin -painike laskettaa lomajaksolla olevat lomat laskelmalle.
Tässä esimerkissä kuukausipalkkaiselle työntekijälle on laskettu viikon loma-ajan palkka sekä lomaraha. Loma-ajan palkka kirjataan omalla palkkalajilla laskuriin ja sitä vastaava summa vähennetään työntekijän kuukausipalkasta. Tämän lisäksi laskuriin tuli ehdotus lomarahan maksamisesta, koska lomalaskennan asetuksissa oli määritelty, että lomaraha maksetaan aina lomapalkan yhteydessä.
Ehdotettuja lomapalkkarivejä voi vielä muokata tai poistaa, tai jos huomaa virheen, voi tehdä korjaukset lomalaskennan asetuksiin ja laskea lomapalkat uudestaan laskurin 2-ruudun Laske lomat ja poissaolot palkkoihin -painikkeen kautta.
Lomapalkat lasketaan siis laskurissa kertymätietojen ja lomalaskentaan valittujen laskentasääntöjen mukaisesti. Laskuri poimii tietoja myös oletuspalkkariveistä, lomanansaintakauden maksetuista palkoista sekä lomalaskennan asetuksiin mahdollisesti syötetyistä arvoista.
Palkkalistalla voi laskea kaikkien palkkalistalla olevien työntekijöiden lomat kerralla Rivit-välilehdellä painamalla Päivitä lomat ja poissaolot -painiketta. Vaihtoehtoisesti voi myös avata yksittäisen laskelman ja laskea lomat kuten laskurissa yksi kerrallaan.
Tapauskohtaiset esimerkit lomalaskennasta (Ohjeet tulossa)
- Kuukausipalkkaisen lomapalkan laskenta
- Tuntipalkkaisen lomapalkan laskenta
Lomapalkkavelka kirjanpitoon
Lomapalkkavelan vientitosite kirjanpitoa varten löytyy osiosta Raportit -> Kirjanpito -> Lomapalkkavelka.
Valitse haluamasi lomapalkkavelan päivämäärä ja paina Hae rivit.
Pääset pureutumaan tarkemmalle tasolle klikkaamalla euromäärää oikealta.
Oletuskohteena lomapalkkavelkaraportilla on yrityksen oletustilikartta ja tarvittaessa sitä tai aineistomuotoa voi vaihtaa.
Raportin saan muodostettua painamalla Luo aineisto -painiketta. Aineisto muodostuu valintojen perusteella esimerkiksi leikepöydälle tai koneen ladatut-kansioon Excelinä tai CSV-tiedostona.
Lomapalkkavelan laskentaraportti
Voit koska tahansa tarkistaa lomapalkkavelkaraportin laskennan ohjelmasta. Avaa Raportit -> Lomalaskennan yhteenveto -> Välilehti Lomapalkkavelka
Voit vasemmalta valita lomavuoden, jolta raportti haetaan näkymään, ja oikealta tarkan päivämäärän. Raportin alalaitaan muodostuu laskettu lomapalkkavelka valitulle lomavuodelle sekä kumulatiivinen lomapalkkavelka kaikille lomavuosille.
Voit myös viedä laskentaraportin tarvittaessa Exceliin. Raportti on siten toimitettavissa esimerkiksi tilintarkastajalle.
Muut lomalaskennan raportit
Yhteenvetoraportti
Kohdasta Raportit -> Lomalaskennan yhteenveto -> Väilehti Lomavuodet löydät yhteenvedon lomista lomavuosittain niiden työntekijöiden osalta, joille lomalaskenta on aktivoitu. Myös tämän raportin saa vietyä halutessaan Exceliin.
Raportilta näkee mm. työsuhteen perustiedot, lomalaskennan asetuksissa valitut laskentasäännöt, lomapäivien kertymätietoja ja lomapäivän hinnan.
Työntekijäkohtainen laskentaraportti
Löydät työntekijän takaa kohdasta Lomat -> Asetukset työntekijäkohtaisen lomalaskennan raportin, josta voit tarkistaa, miten ohjelmassa kyseisen työntekijän lomat on laskettu.
Raportilla listataan työntekijälle maksetut palkat lomavuosittain ja palkkalajeittain. Raportin yläosassa näytetään kullekin lomavuodelle valitut laskentasäännöt ja niiden mukaisen laskennan tulokset ja lomakertymät.
Raportin alaosassa välilehdellä Palkkalaskelmat listataan lomavuoden aikana maksetut palkat sekä niissä käytetyt palkkalajit, jotka vaikuttavat lomalaskentaan.
Välilehdellä Rivityypit ja kertoimet voit vasemmalta tarkistaa mitkä rivityypit huomioidaan lomalaskennassa. Lomalaskennan ulkopuolelle jätettävät rivityypit näkyvät punaisina ja yliviivattuina. Oikealla puolella näytetään työaikakerttymien rivityypit.
Tarvittaessa voit yrityksen asetuksissa määrittää, miten eri rivityypit huomioidaan lomalaskennassa, jos ohjelmassa käytetty valinta ei ole sinun käyttötapaukseen sopiva. Nämä asetukset löytyvät Asetukset -> Kirjanpitokohteet -> Lomalaskenta.
Lisää lomalaskennan ohjeita löydät täältä: Palkkaus.fi -> Palkanlaskenta -> Lomat ja poissaolot
Tuomme lähiaikoina lisää ohjeita ja esimerkkejä lomalaskennan tekemiseen ohjelmassa.