Yritys voi siirtää palkat maksuun haluttuun maksuohjelmaan sepa-aineistona. Palkat tulee aina kuitata maksetuiksi manuaalisesti Maksuaineisto-listauksessa. Maksetuksi kuitatusta laskelmasta tehdään tulorekisteri-ilmoitukset automaattisesti. Huom! Jos haluat maksaa useamman palkkalistan eri tiedostoina tulee nämä kaikki maksaa yksitellen loppuun asti, ennen kuin aloitat uuden palkkalistan maksatusta.
Pikaohje
- Tarkista että maksutavan asetuksissa on yrityksen tilinumero ja maksatustunnus, jos näitä maksuohjelmassa tarvitaan
- Siirrä palkkalista maksuun painamalla Siirry Maksamaan
- Lataa maksuaineisto kohdasta Palkanmaksu -> Maksuaineisto
- Vie sepa-aineisto maksuun haluamaasi maksuohjelmaan
- Kuittaa palkka maksetuksi Maksuaineisto-sivulla painamalla Luo ja kuittaa
- Tulorekisteri-ilmoitukset (palkkatieto- ja erillisilmoitus) lähtevät automaattisesti maksetuksi kuitatuista palkoista
- Lasku työnantajasuorituksista on haettavissa palkanmaksua seuraavan kuun 6. päivänä kohdasta Palkanmaksu -> Maksuaineisto
Vaadittavat asetukset
Lisää ennen maksuaineiston luontia maksutavan asetuksiin yrityksen tilinumero, jolta maksut tehdään, sekä maksatustunnus. Tämä löytyy kohdasta Asetukset - Kaikki Asetukset - Maksaminen - Laskut.
Kohtiin SEPA-maksatustunnus ja Tilinumero. Varmista maksuohjelmasta tarvitaanko näitä tietoja.
Maksuaineiston luonti
Kun palkkalista on valmis, voi maksuaineiston luoda. Palkkalistan maksuaineisto luodaan painamalla Siirry maksamaan painiketta.
Tämän jälkeen aukeaa uusi popup-ikkuna, paina Luo Maksut.
Maksuaineisto
Luodut maksuaineistot löytyvät kohdasta Palkanmaksu -> Maksuaineisto
Maksua odottavat aineistot ryhmittyvät listalle eräpäivän mukaan. Vasemmasta yläkulmasta voit vaihtaa aineistomuodon. Oletuksena on sepa-tiedoston lataus, mutta voit valita myös sepa-tiedoston kopioinnin suoraan leikepöydälle (copy-paste) tai PDF-tiedoston lataamisen.
Eräpäivä palkoissa on aina palkkapäivää edeltävä pankkipäivä ja sepa-maksut ovat oletuksena palkkaaineistoa (SALA) ja ne tulee maksaa eräpäivänä klo 18 mennessä (HUOM! eri pankeissa voi olla poikkeavia maksuaikatauluja). PDF-aineiston kautta maksuun siirretyt menevät tavallisina viitemaksuina ja palkka on työntekijän tilillä riippuen vastaanottavasta pankista yleensä viimeistään ilmoitetun palkkapäivän kuluessa.
Näkymän listauksessa on oletuksena kaikki avoimet maksut, mutta voit vaihtaa näkymään myös jo maksetut ja arviolaskut. Valitse Näytä suodattimet ja muuta aineiston tilaa.
Aineistot on luotavissa joko eräpäivän mukaisissa koonneissa tai yksittäin. Voit myös Aineisto tyyppi kohdasta valita, jos haluat ottaa vain esimerkiksi palkat tai ulosoton.
Maksuaineiston lähetys
Maksuaineistoa luodessa valitaan ensiksi haluttu aineistot. Voit valita joko kaikki aineistot tai pelkät yhteen palkkalistaan liittyvät aineistot, vasemmalta voit ruksista valita oikeat maksut.
Ylhäällä olevat Luo maksuaineisto ja Luo maksuaineisto ja merkitse maksut maksetuksi napeista saat maksuaineiston. Lisäksi näet kuinka monta laskelmaa on menossa maksuun sekä maksujen yhteissumman.
Luo maksuaineisto - aineisto latautuu koneelle tai kopioituu leikepöydälle. Aineisto pitää erikseen kuitata vielä maksetuksi, kun ne on maksettu.
Luo maksuaineisto ja merkitse maksut maksetuksi - voit ladata aineiston ja kuitata ne heti myös maksetuksi.
Listauksessa harmaalla pohjalla oleva luo maksuaineiston luo yhdestä laskelmast oman maksuaineiston
Maksun kuittaaminen maksetuksi ja tulorekisteri-ilmoitukset
Maksun kuittaaminen maksetuksi käynnistää tulorekisteri-ilmoituksen. Jos tätä ei tehdä, laskelma jää ohjelmassa Maksu aloitettu -tilaan ja tulorekisteri-ilmoitukset eivät lähde. On siis olennaista muistaa kuitata palkka maksetuksi täältä.
Ohjelma tekee oletuksena automaattisesti sekä palkkatieto- että erillisilmoitukset. Erillisilmoitusten asetuksia voi muuttaa asiakaskohtaisesti asetuksissa, mutta palkkatietoilmoitukset tehdään aina.
Voit kuitata laskelmat maksetuksi painamalla Luo maksuaineisto ja merkitse maksut maksetuksi tai painamalla kolmea pistettä ja valitsemalla täältä merkitse maksetuksi.
Maksun peruminen
Jos maksu on jo kuitattu maksetuksi, sen voi perua painamalla maksuarivillä olevaa kolmea pistettä ja painaa Maksu peruttu.
Maksun peruminen siirtää laskelman perutuksi ja mitätöi palkkatietoilmoituksen automaattisesti, jos se on jo ehditty tehdä tai peruu ilmoituksen lähetyksen, jos se on vielä tekemättä.
Erillisilmoitus tulee päivittää erikseen käsin, jos se on ehditty jo tehdä.
Laskut sivukuluista
Laskut työnantajasuorituksista verottajalle generoidaan maksuihin aina palkanmaksua seuraavan kuun 6. päivään mennessä. Tätä ennen nähtävillä on arviolasku, joka päivittyy sitä mukaa kun palkkoja kuitataan maksetuiksi. Laskut työnantajasuorituksista löytyvät myös avoimista maksuista kohdasta Palkanmaksu -> Maksuaineiston lähetys.
Asiakkaan työeläkeyhtiö laskuttaa työeläkemaksut suoraan asiakkaalta. Jos asiakkaalla ei ole työeläkesopimusta, mutta tämä maksaa tyelin alaisia palkkoja, ilmoitus menee tilapäisenä ilmoituksena Varmaan, joka laskuttaa asiakasta. Tällöin asiakkaan osoitetiedot ovat pakolliset ilmoittaa tulorekisteriin.
Työllisyysrahasto laskuttaa asiakasta työttömyysvakuutusmaksuista neljännesvuosittain tehtyjen tulorekisteri-ilmoitusten perusteella.
Palkkalaskelma
Työntekijä löytää palkkalaskelmat omista tiedoista Neptonista, kun palkkalaskelma on kuitattu maksuttuksi, siirtyy se maksettu tilaan työntekijällä.
Työntekijän palkkalaskelmat löytyvät myös maksetuista laskelmista, josta sen voi toimittaa PDF-muodossa työntekijälle joko sähköpostitse tai postitse.
Ulosmittaukset ja ay-jäsenmaksut
Jos laskelmalle on lisätyy ulosmittaus tai ay-jäsenmaksu, myös näistä luodaan automaattisesti maksuaineisto lähetettäväksi maksuun. Tämä edellyttää sitä, että laskurissa ulosmittauksen ja ay-jäsenmaksun lisätietokenttiin on täytetty maksutiedot. Voit tulostaa maksuaineistot sekä ulosmittauksista että ay-jäsenmaksuista samaan aikaan nettopalkkojen kanssa.
Maksuraportti
Saat maksuaineistosta tulostettua oman maksuraportin painamalla kolmea pistettä ja paina lataa maksuraportti.