Nepton Palkoissa TES-tulkinta tehdään Neptonin työaikakirjausten yhteydessä ja palkanlaskentaan siirtyy valmiiksi tulkitut tiedot, joista muodostetaan palkkalaskelmat.
Palkkalaskelman perustiedot
Palkkalaskelma voidaan jakaa eri osiin: Perustiedot, Rahapalkka, Lisät, Edut ja tuet, Vähennykset, Kulukorvaukset ja Yhteensä.
1 Palkkalaskelman perustiedot
Laskelman yläosasta löytyvät perustiedot
- Työntekijä: Työntekijän nimi
- Työsuhteen alku: Tämä tulee Neptonin perustiedoista
- Henkilötunnus: Tämä tarvitaan mm. tulorekisteri-ilmoitusten tekemiseen
- Tilinumero: Palkanmaksussa käytetty tilinumero
- Palkkapäivä: Päivä, jonka aikana palkka on työntekijän tilillä
- Ajalta: Palkkakausi, jolta palkka maksetaan. Vastaa Neptonissa olevaa työaikakirjausten ajanjaksoa.
- Työpäiviä: Työpäivien määrä palkkakaudella
- Verokortin prosentit: Perusprosentti (suluissa lisäprosentti)
- Tuloraja (käytetty): Verokortin tuloraja, jonka jälkeen käytetään lisäprosenttia (suluissa kyseisellä verokortille kertynyt palkkasumma tähän mennessä)
- Kuvaus: Työntekijän titteli tai työtehtävä
2 Rahapalkka
Rahapalkka-osiossa listataan kaikki rahapalkat, jotka työntekijälle maksetaan. Tämä voi koostua esimerkiksi kuukausi- tai tuntipalkasta sekä näiden lisäksi maksettavista eristä, esimerkiksi lisä- ja ylitöiden perusosa, erikseen maksettavat henkilökohtaiset palkanosat jne.
Rahapalkka-osiossa näkyy myös vuosilomakirjaukset sekä mahdolliset bruttopalkasta tehtävät vähennykset, kuten palkattomat poissaolot tai polkupyöräedun vähennys palkasta (jos etu on osa kokonaispalkkaa).
3 Lisät
Lisät-osiossa on listattuna kaikki peruspalkan päälle tulevat lisät ja korotukset, kuten ylityön korotusosa, ilta- tai lauantailisät, arkipyhäkorvaukset tai muut erikseen määritellyt lisät, jotka maksetaan rahana.
4 Edut ja tuet
Edut ja tuet -osiossa on listattuna sellaiset palkan päälle tulevat edut ja lisät, joita ei makseta rahana, mutta ne ilmoitetaan tulorekisteriin ja niistä maksetaan verot ja/tai sivukulut. Tällaisia ovat esimerkiksi puhelinetu, ravintoetu, autoetu ja polkupyöräetu.
Laskelmalla näkyy edun arvo, josta mahdolliset vähennykset, kuten ennakonpidätys, lasketaan.
5 Vähennykset
Vähennykset-osiossa listataan rahapalkasta tehtävät vähennykset, kuten ennakonpidätys, työntekijän osuudet työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksuista.
Täältä löytyvät myös mahdolliset nettopalkasta tehtävät vähennykset, kuten ay-jäsenmaksut, ulosmittaukset sekä muut erikseen sovitut vähennykset. Tällaisia voivat olla omat ostot tai palkankorjausten takia tehtävät vähennykset.
Myös työsuhde-etujen, kuten ravinto- ja polkupyöräedun, omavastuuosuudet ovat nettopalkasta tehtäviä vähennyksiä ja näkyvät täällä.
6 Kulukorvaukset
Kulukorvaukset-osiossa listataan korvaukset ja maksut työntekijälle, jotka eivät ole osa varsinaista palkkaa. Tällaisia ovat kilometrikorvaukset ja päivärahat, sekä kuittia vastaan maksetut korvaukset.
7 Yhteensä
Yhteensä-osiossa listataan vielä yhteevetona työntekijän rahapalkat (kohdat Rahapalkka ja Lisät yhteensä), siitä tehtävät vähennykset (kohta Vähennykset yhteensä) ja mahdolliset lisäksi maksettavat kulukorvaukset.
Työntekijälle maksettava summa muodostuu näistä kolmesta.
Palkkalaskelman rivien vertaaminen Neptonin työaikakirjauksiin
Palkkarivien ryhmittely
Palkkarivit muodostuvat laskelmalle siten, että Neptonin työaikakirjauksista tuodaan tapahtumakohtaiset tiedot riveittäin palkanlaskentaan. Lopulliselle palkkalaskelmalle rivit ryhmitellään palkkalajeittain.
Esimerkki 1: Tuntipalkka-rivi laskelmalla sisältää kaikki tuntikirjaukset aikavälillä 1.-31.12.2024
TES-tulkitut palkkarivit
Jokainen palkkalaji on yhdistetty Neptonin työajan kirjauksiin. TES-tulkinta tehdään Neptonin työaika-asetusten mukaisesti jo ennen tietojen tuontia Neptonista palkanlaskentaan. Palkkalajin nimi laskelmalla on joko ohjelman oletuspalkkalajin nimi tai asiakaskohtaisesti nimetty palkkalaji. Tässä esimerkissä ylityöt on nimetty pitkän päivän korvaukseksi.
Maksettavat ylityöt näkyvät laskelmalla sen perusteella, miten ylitöiden maksaminen on kirjattu ja määritelty Neptonissa. Ylityöt voidaan kerätä saldoihin kokonaan tai osittain ja ne voidaan maksaa ulos joko heti tai tietyissä sykleissä, kuten viikon tai kuukauden tai erikseen sovitun aikajakson mukaisesti. Ylitöistä voidaan myös maksaa vain korotusosa ja perusosa kerryttää saldoa ja kertyneet saldot voidaan pitää vapaana tai maksaa myöhemmin. Tämä riippuu sovellettavasta työehtosopimuksesta sekä yrityksessä sovitusta toimintatavasta.
Neptonin työaikakirjauksissa näytetään, miten kyseinen kirjaus tulkitaan, ja sen mukaan se myös viedään palkanlaskentaan. Alla olevassa esimerkissä kuukausipalkka maksetaan puolen kuun jaksossa ja käytössä on tasoittumisjakso, eli kyseisellä jaksolla voidaan tehdä enemmän tai vähemmän tunteja, mutta palkka maksetaan säännöllisen työajan mukaisesti.
Kohdan Säännöllinen työaika alla näytetään varsinaiset työskentelytunnit, työajanlyhennysvapaat sekä käytetyt tasoittumisjaksotunnit, jotka siis yhdessä muodostavat säännöllisen työajan tunnit.
Tässä esimerkissä ylityöt maksetaan ulos kahden viikon jaksoissa. Ylitöiden tasoitukset kirjataan aina viikon päätteeksi sunnuntaille. Jakson kertyneet ylityöt maksetaan sillä laskelmalla, jolle kyseinen laskentapäivä osuu. Tässä esimerkissä palkkakausi on 16.-28.2., jolle osuu yksi sunnuntai eli 16.2., jolle on kirjattu ylitöiden jaksotuksen maksatus. Tämä näkyy ylemmässä kuvassa viikon 7 kohdalla rivillä Tasoittumisjakso.
Neptonissa on käytössä tunnit ja minuutit, jotka palkanlaskentaan siirrettäessä muunnetaan desimaaleiksi. Esimerkiksi tasoittumisjakson maksettavat ylityön perustunnit ovat 3 tuntia ja 59 minuuttia, mikä muuntuu kertoimeksi 3,98 laskelmalle. Tämä näkyy laskelman rivillä Tuntipalkka kohdassa Määrä. A-hinta on työntekijän tuntipalkka.
Ylitöistä maksetaan myös korotusosaa ylityön pituuden mukaan. Tässä esimerkissä tarkastelujakso on siis 16.-28.2., mikä osuu viikoille 8 ja 9. Laskelmalle on merkitty Pitkänpäivänkorvaus 50% -palkkalajilla maksettavaa ylityökorvausta 0,72 * 20,48€. Työaikakirjauksissa näkyy viikkojen 8 ja 9 kohdalta, että ylitöitä on tehty 29 ja 54 minuuttia, eli yhteensä 83 minuuttia. Koska työajantulkinta tehdään jo Neptonin päässä, lasketaan tästä palkkaan vain 50% palkkalajin mukaisesti. Tämän näkee pitkänpäivän korvauksen jälkeen ilmoitettavasta tiedosta hakasulkeissa [Palkkaan 50%]. Palkkaan viedään siis 83 minuutin sijaan kertoimeksi 16 + 27 minuuttia, joka muunnettuna desimaaleiksi on 43/60=0,72.
Huomaathan, että palkanlaskentaan viedään tiedot rivitietoina ja ryhmittelyt ja pyöristykset tehdään mahdollisimman myöhäisessä vaiheessa, jotta vältytään pyöristysvirheiltä.
Vastaavasti Iltalisä 15% ja Yölisä 30% lasketaan siten, että palkanlaskentaan viedyt minuutit kerrotaan jo Neptonissa palkkalajin kertoimella 15% tai 30%. Esimerkiksi iltalisään oikeuttavia tunteja on tehty viikolla 8 1 tunti 56 minuuttia, eli palkanlaskentaan viedään tästä kertoimeksi 15% eli 17 minuuttia, joka muunnetaan desimaaleiksi -> 0,28. Vastaavasti viikolta 9 tehdyt iltalisätunnit 14 tuntia 8 minuuttia * 15% -> 2 h 7 min -> 2,12h. Näistä muodostuu Iltalisä 15% Määrä-kohdan kerroin 0,28 + 2,12 = 2,4.