Voit ottaa yrityskohtaiset laskentakohteet käyttöön yrityksen asetuksissa. Valitse vasemmasta navigaatiosta Asetukset -> Kirjanpitokohteet -> Laskentakohteet sivun alalaidasta.
Voit lisätä halutessasi yhden tai useamman dimension ja käyttää niitä työntekijä-, laskelma- tai rivikohtaisesti.
Tässä ohjeessa on ensin kuvattu laskentakohteiden määrittely yrityksen asetuksissa ja lopussa on yksinkertainen esimerkki kustannuspaikkojen ja projektien käytöstä.
Laskentakohteiden määrittäminen
Lisää ensimmäinen dimensio valitsemalla Lisää rivi, jolloin aukeaa popup-näkymä, jossa määrittelyt voi tehdä.
Alla on kuvattuna kukin kohta ja tämän jälkeen näytetään esimerkki, kuinka yksinkertaiset kustannuspaikat ja projektit voidaan lisätä yrityksen tietoihin.
Tunnus
Lisää laskentakohteelle sellainen tunnus, jota siitä käytetään esimerkiksi kirjanpitoraportilla. Tämä kenttä näkyy raportilla sarakkeen otsikkorivillä.
Koska kustannuspaikat ja projektinumerot ovat yleisemmin käytettyjä laskentakohteita, ja eri kirjanpito-ohjelmissa niitä tuetaan vakiodimensioina, on näille laskentakohteille varattu vakiotunnukset:
Kustannuspaikka: costCenter
Projektinumero: projectNumber
Kun käytät näitä tunnuksia, kustannuspaikkojen ja projektinumeroiden dimensiot näkyvät myös kirjanpidon vakioraporteissa ja eri kirjanpito-ohjelmiin luotavissa aineistoissa (esim. Excel).
Otsikko
Lisää laskentakohteelle sellainen otsikko, joka kuvaa sitä. Tämä kenttä näkyy ohjelmassa valikoissa otsikkona.
Kustannusten jako
Voit määrittää tästä onko laskentakohde sellainen, jolle voidaan määrittää laskelma- tai rivikohtainen prosenttiosuus.
Jos kustannusten jako on käytössä, tulee huomioida, että jaon yhteissumman tulee olla 100%. Jos lisäät esimerkiksi kaksi kustannuspaikkaa laskelmalle, voit lisätä toiseen prosentiksi 30% ja ohjelma laskee loput 70% automaattisesti, vaikka tätä ei olisi kirjattu ylös.
Näkyvyys
Voit määrittää onko laskentakohde näkyvillä vain laskelmilla tai riveillä, vai onko se piilotettu kokonaan tai käytettävissä sekä laskelmilla että riveillä. Vaihtoehdot ovat:
- Ei rajoitettu
- Käytetään vain laskelmilla
- Käytetään vain riveillä
- Piilotettu
Kun olet määrittänyt perustiedot, voit lisätä varsinaiset laskentakohteet ja niiden määrittelyt painamalla Lisää rivi.
Arvo
Tämä tulee laskentakohteen arvoksi kirjanpitoraportille. Arvo voi siten olla esimerkiksi jokin lyhenne tai numero.
Kuvaus
Tämä näkyy laskentakohteen valinnan yhteydessä ohjelmassa ja sen tarkoitus on helpottaa tunnistamaan oikea laskentakohde. Kuvaus voi olla esimerkiksi pidempi sanamuoto Arvosta.
Näkyvyys
Voit määrittää näkyykö yksittäinen laskentakohde vain laskelmilla tai riveillä, vai onko se piilotettu kokonaan tai käytettävissä sekä laskelmilla että riveillä.
Jos laskentakohde on mahdollista määrittää sekä rivi- että laskelmakohtaisesti, tulee huomioida, että rivikohtaiset valinnat ovat ensisijaiset suhteessa laskelmakohtaisiin valintoihin.
Esimerkki 1: Kustannuspaikkojen ja projektien lisääminen yritykselle
Tässä esimerkissä yrityksen asetuksiin lisätään kaksi dimensiota: kustannuspaikat (Kp1, Kp2 ja Kp3) ja projektit (Pr1 ja Pr2), jotka ovat lisättävissä sekä laskelma- että rivitasolla eli niiden näkyvyyttä ei ole rajattu. Kustannuspaikat ovat myös jaettavissa, mutta projektit eivät kustannusten osalta.
Dimensiot lisätään asetuksissa kohdasta Asetukset -> Kirjanpitokohteet -> Laskentakohteet.
Lisätään ensin kustannuspaikat valitsemalla Lisää rivi ja täyttämällä tarvittavat kentät.
- Tunnus on Kp.
- Otsikko on Kustannuspaikka.
- Kustannusten jako on Kyllä.
- Näkyvyys on Ei rajoitettu
- Kustannuspaikkojen arvot ovat Kp1, Kp2 ja Kp3.
- Kustannuspaikkojen kuvaukset ovat Kustannuspaikka 1, Kustannuspaikka 2 ja Kustannuspaikka 3.
- Kustannuspaikkojen näkyvyyttä ei ole rajoitettu.
Paina tämän jälkeen Ok ja muista myös tallentaa muutokset.
Lisätään tämän jälkeen projektit valitsemalla Lisää rivi ja täyttämällä tarvittavat kentät.
- Tunnus on Pr.
- Otsikko on Projekti.
- Kustannusten jako on Ei.
- Näkyvyys on Ei rajoitettu
- Kustannuspaikkojen arvot ovat Pr1 ja Pr2.
- Kustannuspaikkojen kuvaukset ovat Projekti 1 ja Projekti 2.
- Kustannuspaikkojen näkyvyyttä ei ole rajoitettu.
Paina tämän jälkeen Ok ja muista myös tallentaa muutokset.
Laskentakohteiden lisääminen työntekijän taakse
Yritykselle lisätyt laskentakohteet löytyvät tämän jälkeen työntekijän takaa ja ovat lisättävissä oletuksena laskelmille joko laskelma- tai rivitasolla työntekijän oletuspalkkarivien kautta. Lisätään tässä esimerkissä rivikohtaiset kustannuspaikat ja laskelmakohtaiset projektit.
Rivikohtaiset laskentakohteet
Avaa työntekijän tiedot ja sieltä Oletuspalkkarivit. Voit lisätä oletuspalkkariveille haluamasi kustannuspaikat ja projektit jo ennakkoon valitsemalla palkkarivin muokkauksen (kynän kuva) ja lisäämällä valinnat valmiiksi riveille.
Valinnat tulevat näkyviin alasvetovalikosta ja voit määrittää kustannuspaikoille myös kustannusten jaon. Tässä esimerkissä kuukausipalkka jaetaan kahden kustannuspaikan kesken puoliksi.
Laskelmakohtaiset laskentakohteet
Tässä esimerkissä halutaan laskelmille lisätä myös projektit kustannuspaikkojen lisäksi. Laskelmakohtaiset oletuskohteet voidaan lisätä työntekijän taakse, jolloin ne nousevat laskelmalle automaattisesti, kun uusi laskelma luodaan.
Avaa työntekijän tiedot ja sieltä Oletuspalkkarivit. Näkymän alalaidassa on kohta Laskentakohteet, jonne voit tehdä haluamasi valinnat. Kohdistetaan tässä työntekijä projektiin 1.
Tallenna tekemäsi muutokset.
Oletuspalkkariveihin lisättyjen laskentakohteiden näkyminen laskelmalla
Jos työntekijän taakse on lisätty oletuslaskentakohteet, nousevat ne automaattisesti uudelle laskelmalle kun se luodaan.
Lisää uusi laskelma ja avaa rivikohtainen muokkaus, niin näet lisätyt kustannuspaikat. Halutessasi voit tässä kohtaa vielä muuttaa valintoja.
Vastaavasti laskelmakohtainen projekti näkyy, kun avaat laskurin ruudun 1. Työntekijä.
Tai palkkalistalla valitset välilehden Lisätiedot.
Myös näitä tietoja voit halutessasi vielä muuttaa.
Laskentakohteiden valitseminen laskelmalla
Jos työntekijän taakse ei ole lisätty oletuslaskentakohteita, voi ne valita suoraan laskelmalle, kunhan ne on lisätty ensin yrityksen asetuksiin.
Avaa palkkarivin muokkaus ja lisää haluamasi laskentakohteet. Palkkalaskurissa voit lisätä laskelmakohtaisen dimension ruudusta 1. Työntekijä tai palkkalistalla välilehdeltä Lisätiedot. Jos näkyvyyttä ei ole rajoitettu, voit lisätä tässä esimerkissä kustannuspaikat ja projektit sekä rivi- että laskelmatasolla.
Esimerkiksi alla palkkalistalla laskelmakohtainen merkintä tehdään sekä kustannuspaikoille että projekteille.
Laskentakohteet raportilla
Tässä esimerkissä lisättiin työntekijälle rivikohtaiset kustannuspaikat ja laskelmakohtaiset projektit. Laskentakohteiden asetuksissa kustannuspaikkojen tunnukseksi määritettiin Kp ja projektien Pr. Nämä näkyvät nyt kirjanpitoraportilla otsikkorivillä. Määritysten Arvo-kenttä puolestaan näkyy raportilla arvona.
Voit jo laskelma- tai palkkalistakohtaiselta raportilta tarkastaa laskentakohteet.
Tai lopulliselta raportilta.