Tässä ohjeessa kerrotaan, miten lisäät hallituksen jäsenet taloyhtiön Palkkaus.fi-tilille ja maksat heille hallituspalkkiot.
Jos et vielä ole ottanut isännöintitoimistollesi käyttöön Palkkaus.fi-palvelua Hausvisessa, niin tee se tämän ohjeen mukaisesti.
Palkkiot ja palkat Hausvissa
Valitse Hausvisen käyttöliittymästä taloyhtiön alta valikosta Palkanmaksu.
Kun käytät palkanmaksua taloyhtiölle ensimmäistä kertaa, sinun pitää ensin tarkistaa asetukset ja antaa valtakirja. Sen tekemiseen on ohje täällä.
Palkkioiden maksaminen hallitukselle
Palkkioiden maksamisessa on kolme vaihetta:
- Hallituksen jäsenten tietojen lisääminen tai päivittäminen palveluun
- Palkkalistan tekeminen hallituksen jäsenistä tai vain yhden palkkion maksaminen
- Palkkioiden laittaminen maksuun
HUOM: Tarkista aina ennen palkkioiden maksamista, että jokaiselta hallituksen jäseneltä on voimassa oleva tilinumero ja verokortti!
1. Hallitusten jäsenten lisääminen
Ennen ensimmäistä maksua, luodaan hallituksen jäsenten tiedot taloyhtiölle. Valitse palvelun työpöydältä "Lisää uusi työntekijä".
Hallituksen jäsenen perustiedot
Lisää hallituksen jäsenen perustiedot palkkioiden maksua varten.
Seuraavaksi lisätään yhteys- sekä maksutiedot.
Työsuhteen tiedot hallituspalkkion maksua varten
Valitse kohta ”Hallituksen jäsen”, tällöin työsuhdetieto on automaattisesti oikein. Työsuhteen alkupäiväksi voi valita päivämäärän jolloin hallituksen jäsen on valittu tehtäväänsä. Mikäli et tiedä aloituspäivää, voit jättää sen tyhjäksi. Loppupäivämäärän voi myös jättää tyhjäksi. Kaikkia tietoja on mahdollista muokata myös jälkikäteen.
Kun tiedot on lisätty, paina jälleen "Seuraava".
Palkanmaksun tiedot
Voit syöttää Hinta-kohtaan kokouspalkkion euromäärän. Oikea palkkalaji tulee palkkalaskuriin automaattisesti nimellä hallituspalkkio, älä vaihda tätä ellet maksa jotain muuta kuin hallituspalkkioita. Yleensä kokouspalkkio on tiedossa, joten sen yksikköhinta kannattaa tähän tallentaa, niin se on sitten valmiina palkkioita laskettaessa.
Määrän ja hinnan voi tässä vaiheessa jättää vielä tyhjäksikin ja täyttää ne vasta palkkiota maksaessaan. Mene taas eteenpäin painamalla "Seuraava".
Verokortin hakeminen
Voit hakea verokorttitiedon suoraan verottajan rajapinnasta. Mikäli verokorttia päivitetään OmaVerossa, päivittyy verokortin tieto myös automaattisesti Hausviseen.
Jos voimassaolevaa verokorttia ei ole, voit lisätä verokortin tiedot myös käsin valitsemalla vaihtoehdon Syötä verokortin tiedot käsin.
Tämän jälkeen paina "Valmis". Nyt hallituksen jäsenelle voidaan maksaa palkkioita.
Toista em. vaiheet jokaiselle hallituksen jäsenelle ja sen jälkeen heille voi kaikille maksaa palkkioita.
Palkkion maksu Palkkaus.fi palvelussa
Palkkiot voi maksaa kahdella tavalla: yksitellen tai kaikille yhdellä kerralla palkkalistalla.
Hallituksen jäsenille palkkalistatoiminto on kätevä isännöitsijän kannalta. Saat vietyä kerralla kaikki palkkiot maksuun ja käsiteltyä laskelmat yhdessä näkymässä.
Palkkiot lähtee maksuun suoraan palkkalistalta ja Hausvisestä tulee automaattisesti laskelmiin maksukuittaus. Kun palkkiot on maksettu, lähtee ilmoitukset tulorekisteriin.
Hallituksen jäsenille lähtee maksusta sähköpostiviesti, jossa on linkki työntekijän Palkkaus.fi-palveluun. He voivat hakea palkkalaskelman palvelusta tunnistautumalla pankkitunnuksillaan, tai isännöitsijä voi toimittaa laskelmat heille PDF:nä tai tulosteina. Hallituksen jäsenen ei ole pakko kirjautua palveluun lainkaan, jos verkon käyttö ei ole tuttua.
2. Palkkalistan tekeminen
Kannattaa tehdä hallituksen jäsenistä taloyhtiön tilille palkkalista. Aloita painamalla vasemmalta valikosta Palkanmaksu ja sen alta Palkkalistat.
Paina Uusi palkkalista ja palvelu pyytää uuden palkkalistan perustiedot.
Otsikko on listan nimi, joka näkyy palkkalistoissa, se voi olla mitä vain.
Palkkapäivä ja palkkakausi valitaan halutun mukaan. Palkkapäivän voi valita aikaisintaan seuraavalle arkipäivälle. Paina lopuksi Luo palkkalista -nappia.
Tämän jälkeen aukeaa palkkalista, mutta sillä ei vielä ole yhtään henkilöä. Seuraavaksi lisätään listalle hallituksen jäsenet (jotka olet jo aikaisemmin luonut tilille). Paina Lisää laskelma -nappia ja valitse listalta Lisää työntekijä (uusi laskelma).
Tässä esimerkissä hallituksessa on kaksi jäsentä. Jos klikkaat työntekijän riviä, aukeaa laskelma sivulle muokattavaksi. Voit myös valita Rivit-välilehden palkkalistalta, niin pääset muokkaamaan tarvittaessa kaikkia rivejä yhdellä kertaa.
Näet koko ajan sivun yläosassa, miten kokonaissummat kehittyvät.
3. Palkkojen laittaminen maksuun
Kun kaikki on valmista, voit painaa palkkalistanäkymän oikeasta alakulmasta Siirry maksamaan -nappia.
Avautuu yhteenveto maksuun lähtevistä aineistoista. Maksa palkkiot Luo maksuaineisto-napista.
Palkkiot siirtyvät suoraan maksuun pankissa, eli niitä ei tarvitse erikseen hyväksyä. Huomioithan oman pankkisi aikataulut maksamisen suhteen, esimerkiksi pankkikohtaiset aikarajat, jolloin palkka-aineisto tulee olla toimitettuna pankkiin, jotta se ehtii ajoissa maksuun.
Palkkioiden kuittaaminen maksetuksi manuaalisesti
Jos palkkoiden maksukuittaus ei ongelmatilanteesta johtuen tule automaattisesti Hausvisesta, saat myös kuitattua palkkion manuaalisesti maksetuksi. Pääset kuittaamaan palkkion maksetuksi osiossa Palkanmaksu -> Maksulista. Avoimet maksut löytyy maksulistalta tilassa Ei käsitelty. Maksurivin oikeassa reunassa on kolme pistettä, josta aukeaa lisävalikko. Täältä löytyy painike Merkitse maksetuksi. Valitse tämä ja vahvista. Nyt laskelma on merkitty maksetuksi ja siitä lähtee automaattisesti tulorekisteri-ilmoitus.
Laskelman peruminen Hausvisessa
Voit perua laskelman osiossa Palkanmaksu -> Maksulista. Maksun rivillä on oikeassa reunassa kolme pistettä, jonka takaa löytyy valinta Peru lasku. Tämä muuttaa laskelman tilan perutuksi ja peruu siitä muodostuneen tulorekisteri-ilmoituksen. Huomaathan, että mikäki palkanmaksuaineisto on jo siirtynyt Hausvisen Pankki-sovellukseen, itse maksuaineistoa ei voi enää perua. Mahdolliset maksuperinnät tulee hoitaa erikseen.
Palkkalaskelmien tulostaminen ja tallentaminen
Jos hallituksen jäsen tai työntekijä tarvitsevat palkkalaskelman PDF-tiedostona tai haluat tulostaa sen, niin löydät kätevästi kaikki laskelmat maksetuista palkkioista ja palkoista osiosta Raportit -> Palkkalaskelmat.
Voi tulostaa laskelman painamalla Tuloste tai avata sen tarkasteluun painamalla Näytä.
Ohje työntekijälle palkkalaskelmien noutamiseen löytyy täältä.
Asiakaspalvelu
Jos palkkioiden maksamisesta tai palkkaprosessista tulee kysyttävää, ota yhteys Palkkaus.fi:n asiakaspalveluun: aspa@palkkaus.fi.