Tässä ohjeessa kerrotaan, miten lisäät hallituksen jäsenet taloyhtiön Palkkaus.fi-tilille ja maksat heille hallituspalkkiot.
Jos et vielä ole ottanut isännöintitoimistollesi käyttöön Palkkaus.fi-palvelua Hausvisessa, niin tee se tämän ohjeen mukaisesti.
Palkkiot ja palkat Hausvissa
Valitse Hausvisen käyttöliittymästä taloyhtiön alta valikosta Palkanmaksu.
Kun käytät palkanmaksua taloyhtiölle ensimmäistä kertaa, sinun pitää ensin tarkistaa asetukset ja antaa valtakirja. Sen tekemiseen on ohje täällä.
Palkkioiden maksaminen hallitukselle
Palkkioiden maksamisessa on kolme vaihetta:
- Hallituksen jäsenten tietojen lisääminen tai päivittäminen palveluun
- Palkkalistan tekeminen hallituksen jäsenistä tai vain yhden palkkion maksaminen
- Palkkioiden laittaminen maksuun
HUOM: Tarkista aina ennen palkkioiden maksamista, että jokaiselta hallituksen jäseneltä on voimassa oleva henkilötunnus, tilinumero ja verokortti!
1. Hallitusten jäsenten lisääminen
Ennen ensimmäistä maksua, luodaan hallituksen jäsenten tiedot taloyhtiölle. Valitse palvelun työpöydältä "Lisää uusi työntekijä".
Hallituksen jäsenen perustiedot
Lisää hallituksen jäsenen perustiedot palkkioiden maksua varten. Nimi, henkilötunnus ja tilinumero ovat pakollisia tietoja.
Kannattaa aina lisätä hallituksen jäsenen sähköpostiosoite, jolloin tieto palkkion maksusta menee hänelle automaattisesti sähköpostilla. Paina tämän jälkeen "Seuraava".
Työsuhteen tiedot hallituspalkkion maksua varten
Valitse kohta ”Hallituksen jäsen”, tällöin työsuhdetieto on automaattisesti oikein. Työsuhteen alkupäiväksi voi valita päivämäärän jolloin hallituksen jäsen on valittu tehtäväänsä. Mikäli et tiedä aloituspäivää, voit jättää sen tyhjäksi. Loppupäivämäärän voi myös jättää tyhjäksi. Kaikkia tietoja on mahdollista muokata myös jälkikäteen.
Kun tiedot on lisätty, paina jälleen "Seuraava".
Palkanmaksun tiedot
Voit syöttää Hinta-kohtaan kokouspalkkion euromäärän. Oikea palkkalaji tulee palkkalaskuriin automaattisesti nimellä hallituspalkkio, älä vaihda tätä ellet maksa jotain muuta kuin hallituspalkkioita. Yleensähän kokouspalkkio on tiedossa, joten sen yksikköhinta kannattaa tähän tallentaa, niin se on sitten valmiina palkkioita laskettaessa.
Määrän ja hinnan voi tässä vaiheessa jättää vielä tyhjäksikin ja täyttää ne vasta palkkiota maksaessaan. Mene taas eteenpäin painamalla "Seuraava".
Verokortin syöttäminen
Valitse verokorttityyppi ja syötä tarvittavat tiedot verokortista (jo maksettujen palkkojen tieto tai verokortin kuvan syöttäminen ei ole pakollista). Aiemmin tälle kortille maksettu tarkoittaa tilannetta, jolloin olet tuomassa hallituksen jäseniä Palkkaus.fi:hin kesken vuotta ja olet jo maksanut aiemmin nimenomaan tätä verokorttiä käyttäen tältä taloyhtiöltä hänelle palkkaa. Muutosverokorttia käytettäessä aiempia palkkoja ei koskaan ole.
Tämän jälkeen paina "Valmis". Tulet takaisin työpöydälle ja näet lisäämäsi ihmisen työntekijälistalla. Nyt hänelle voidaan maksaa palkkioita.
Toista em. vaiheet jokaiselle hallituksen jäsenelle ja sen jälkeen heille voi maksaa palkkioita.
Palkkion maksu Palkkaus.fi palvelussa
Palkkiot voi maksaa kahdella tavalla: yksitellen tai kaikille yhdellä kerralla palkkalistalla.
Hallituksen jäsenille palkkalistatoiminto on kätevä isännöitsijän kannalta. Kaikkien palkkalistalle tuotujen hallitusten jäsenten palkkioista muodostuu yksi maksu, jonka voi laittaa maksuun yhtenä maksuna Hausvisen reskontrassa.
Maksu kulkee yhtenä könttänä Palkkaus.fi:n asiakasvaratilille. Sieltä Palkkaus.fi tilittää nettopalkkiot hallituksen jäsenille 3 pankkipäivän kuluessa. Palkkaus.fi hoitaa verojen tilitykset sekä kaikki tarvittavat viranomaisilmoitukset (tulorekisteri).
Hallituksen jäsenille lähtee maksusta sähköpostiviesti, jossa on linkki työntekijän Palkkaus.fi-palveluun. He voivat hakea palkkalaskelman palvelusta tunnistautumalla pankkitunnuksillaan, tai isännöitsijä voi toimittaa laskelmat heille PDF:nä tai tulosteina. Hallituksen jäsenen ei ole pakko kirjautua palveluun lainkaan, jos verkon käyttö ei ole tuttua.
2. Palkkalistan tekeminen
Kannattaa tehdä hallituksen jäsenistä taloyhtiön tilille palkkalista. Aloita painamalla vasemmalta valikosta Palkanmaksu ja sen alta Palkkalistat.
Paina Uusi palkkalista ja palvelu pyytää uuden palkkalistan perustiedot.
Otsikko on listan nimi, joka näkyy palkkalistoissa, se voi olla mitä vain.
Työsuhteen tyypiksi valtse "Palkanmaksu ilman lomalaskentaa".
Palkkapäivä ja palkkakausi valitaan halutun mukaan. Tässä esimerkissä maksetaan 4 kk:n ajalta hallituksen palkkiot. Kokouksia on ollut 5 päivänä. Paina lopuksi Luo palkkalista -nappia.
Tämän jälkeen aukeaa palkkalista, mutta sillä ei vielä ole yhtään henkilöä. Seuraavaksi lisätään listalle hallituksen jäsenet (jotka olet jo aikaisemmin luonut tilille). Paina Lisää laskelma -nappia ja valitse listalta Lisää työntekijä (uusi laskelma).
Tässä esimerkissä hallituksessa on kaksi jäsentä. Toisen palkkio on vähän isompi, koska hän on puheenjohtaja. Jos klikkaat työntekijän rivin oikeassa laidassa olevaan nuolta, aukeaa tarkempi rivien kuvaus (ks. alla). 
Jos tässä vaiheessa haluat lisätä tai muuttaa rivejä, voit tehdä sen painamalla Muokkaa -nappia.
Näet koko ajan sivun alareunassa, miten kokonaissummat kehittyvät.
3. Palkkojen laittaminen maksuun
Kun kaikki on valmista, voit painaa palkkalistanäkymän oikeasta alakulmasta Siirry maksamaan -nappia.
Avautuu yhteenveto palkkalistasta. Voit liikkua listalla olevien henkilöiden palkkojen välillä nuolilla vasemmalle ja oikealle, jos haluat katsella heidän laskelmiaan tarkemmin.
Lopuksi vie palkat maksuun. Maksuaineisto siirtyy Hausvisen ostolaskujen kierrätykseen hyväksyttäväksi. Maksut eivät lähde hallituksen jäsenille ennen hyväksyntää Hausvisessa.
Maksu tilittyy Palkkaus.fi:n asiakasvaratilille, josta palkkio maksetaan hallituksen jäsenelle.
Palkkiot kannattaa laittaa maksuun kolme pankkipäivää ennen haluttua palkkapäivää, jotta palkkiot ehtivät ajoissa perille.
Kirjanpito
Hallituspalkkioista kirjanpito menee automaattisesti Hausviseen maksujen mukaan.
Jos maksat työsuhteisia palkkoja, työkorvauksia tai kulukorvauksia, niin ne pitää kirjata kirjanpitoon Palkkaus.fi:n kirjanpitoraporteista.
Kirjanpitoraportit löydät aina kuukauden loputtua menemällä Palkkaus.fi:n työpöydän valikosta kohtaan Raportit. Sieltä voi tehdä myös kirjanpitokyselyitä menneeseen ja ottaa ulos tietoja esim. Exceliin.
Palkkalaskelmien tulostaminen ja tallentaminen
Jos hallituksen jäsen tai työntekijä tarvitsevat palkkalaskelman PDF-tiedostona tai haluat tulostaa sen, niin valitse taloyhtiön työpöydältä valikosta "Työntekijät". Palvelu avaa työntekijälistan.
Jokaisen työntekijän kohdalta voi valita Laskelmat, joka avaa listan ko. työntekijälle maksetuista laskelmista (siellä näkyvät myös luonnokset, jos niitä on talletettu).
Kun painaa laskelman kohdalta Näytä, niin laskelma aukeaa laskurin näkymään.
Oikeasta alakulmasta voi painaa Työntekijän laskelma -linkkiä, joka aukaisee laskelman näkyviin.
Voi tulostaa laskelman painamalla Tulosta tai tallentaa sen painamalla Lataa PDF.
Ohje työnantajalle / isännäintitoimistolle palkkalaskelmien lataamiseen ja tulostamiseen on täällä.
Ohje työntekijälle palkkalaskelmien noutamiseen löytyy täältä.
Työsuhteiset työntekijät taloyhtiöllä
Jos maksat taloyhtiön työsuhteessa oleville työntekijöille palkkoja, löydät ohjeen palkan maksamiseen täältä. Video-ohje palkkojan maksamiseen.
Tulorekisteri
Taloyhtiöiden tulorekisteri-ilmoitukset hoituvat automaattisesti maksujen mukaan, niitä ei tarvitse kenenkään tehdä manuaalisesti.
Asiakaspalvelu
Jos palkkioiden maksamisesta tai palkkaprosessista tulee kysyttävää, ota yhteys Palkkaus.fi:n asiakaspalveluun: aspa@palkkaus.fi.