Palkkaennakkoa ei virallisesti ole olemassa. Monilla aloilla on kuitenkin perinteisesti maksettu osa nettopalkasta työntekijälle kesken palkkakauden.
Palkkaennakko ja tulorekisteri
Palkkaennakko on kirjanpidollisesti vain palkanmaksu, joka on tehty ennen palkkapäivää. Aikaisemmin ilmoitukset palkoista tehtiin hitaalla syklillä ja siksi osa nettopalkasta voitiin maksaa etukäteen jopa käteisenä. Silti kaikki ilmoitukset ja tilitykset ehdittiin tehdä ajoissa, kun varsinainen palkkalaskelma tehtiin kuukauden lopussa. Palkkaennakko merkittiin palkkalaskelmaan etukäteen maksettuna nettopalkkana.
Nykyään palkkailmoitus pitää tehdä tulorekisteriin 5 päivän kuluessa palkanmaksun jälkeen. Perinteistä palkkaennakkoa ei siis voi enää maksaa, koska aikaraja on niin tiukka.
Kannattaa tehdä ns. virallinen palkanmaksu aina, kun työntekijälle on sovittu korvausta maksettavan. Voit laittaa Palkkaus.fi:n palkkalaskuriin haluamasi nettopalkan määrän ja laskuri laskee sitä vastaavan bruttosumman ja sivukulut laskuriin. Näin esimerkiksi 500 euron nettopalkasta tulee hoidettua kaikki sivukulut työntekijän tietojen mukaisesti. Myös ilmoitukset tulorekisteriin menevät oikea-aikaisesti.
Yrityksen tililtä ei kannata tehdä suoria tilisiirtoja työntekijälle, vaan maksaa myös palkkaennakko ns. normaalina palkanmaksuna palvelussa. Tällöin kaikki ilmoitukset ja tilitykset menevät lain vaatimalla tavalla. Myös kirjanpitoon tulee silloin oikea tieto.
Esimerkki nettopalkan maksusta
Kirvesmiehen kanssa on urakkaa suunnitellessa sovittu, että 2000 euron projektista maksetaan palkkaennakkona 500 euroa viikon päästä työn alkamisesta.
Kun maksun aika tulee, mene Palkkaus.fi-palveluun ja valitse "Palkanmaksu" valikosta:
- Valitse työntekijä laskuriin (tai lisää uusi työntekijä). Muista verokortin ja työsuhteen tiedot.
- Merkitse palkkakausi "Työn kuvaus" (tässä ensimmäisen työviikon päivämäärät). Tarkista työn kuvaus ja ammattiluokka.
- Lisää sopimasi nettopalkka rivinä "Palkka"-laatikkoon (tässä 500 €). Kun päivität laskelman, niin laskuri laskee antamaasi nettopalkkaa vastaavan palkkalaskelman työntekijän tiedot huomioiden.
Tämän jälkeen näet palkkalaskelman, johon laskuri on laskenut antamaasi palkkalaskelmaa vastaavan bruttopalkan ja kaikki palkkaan liittyvät sivukulut.
Jos kilometrikorvauksia tai muita lisärivejä ei laskelmaan tarvita, voit maksaa palkan sivukuluineen verkkopankkimaksuna tai viitesuorituksena.
Kun aikanaan maksat loppupalkan, niin merkitset palkkalaskuriin palkkariviksi jäljelle jääneen bruttopalkan kertakorvauksena. Tässä esimerkissä maksettiin 500 € nettopalkka etukäteen, joka vastasi 625 € bruttopalkkaa. Loppupalkka maksetaan esimerkissä siis 2000 € - 625 € = 1365 €. Se merkitään palkkalaskuriin kertakorvaukseksi.
HUOM! Et voi maksaa palkkaennakkoa enempää, kuin kyseisestä työstä nettopalkkaa lopulta maksetaan. Tarkista aina, paljonko bruttopalkkaa maksoit etukäteen. Sen näet aiemmasta palkkalaskelmasta.
Kun maksat palkkaennakot edellä kuvatulla tavalla, palkanmaksuun liittyvät tilitykset menevät kokonaisuutena oikein. Tällöin myös tulorekisteriin tehdään kaikki ilmoitukset oikea-aikaisesti. Kun laitat palvelun raportit kirjanpitoon, palkan erät tulevat myös kirjatuiksi oikeille kausille.