Jos nettopalkka on jo maksettu työntekijälle ja ohjelmaan halutaan vain kirjata palkka tulorekisteri-ilmoitusta varten, voit tehdä kirjauksen takautuvana palkkana.
Takautuvan palkan kirjaaminen eroaa hieman sen osalta, missä maksukanavassa kirjaus tehdään. Alla ohjeet takautuvan palkan kirjaamiseen erikseen SEPA-maksukanavassa (Maksuaineiston luonti) ja asiakasvaratilin maksukanavissa (Paytrail, viitemaksu, verkkolasku).
- Takautuvan palkan maksaminen SEPA-maksukanavassa
- Takautuvan palkan kirjaaminen asiakasvaratilin maksukanavassa
Takautuvan palkan maksaminen SEPA-maksukanavassa
Tee uusi laskelma ja valitse PRO-laskurin yläosan alasvetovalikosta Takautuva palkka.
Palkkapäivän valintakalenteriin avautuu menneet päivät valittavaksi. Voit kirjata takautuvan palkan itse korkeintaan vuoden takaiseksi. Tätä vanhempien kirjausten osalta ole yhteydessä asiakaspalveluun.
Palkka lasketaan normaalisti ja laskuri huomioi palkkapäivän sivukulujen laskennassa.
- Jos työntekijän tietoihin ei ole tallennettu verokorttia valitulle palkkapäivälle, pyytää laskuri syöttämään ennakonpidätyksen rivitietona. Tällöin ennakonpidätys ei kerry millekään verokortille.
Maksuun viennissä takautuvasta palkasta muodostuu nettolasku, kuten muistakin palkoista, mutta se kirjataan suoraan maksetuksi. Nettolasku löytyy sen jälkeen kohdasta Palkanmaksu -> Maksuaineiston lähetys -> Vaihda näkymään Maksetut ja perutut.
Laskut sivukuluista takautuvissa palkoissa
Kun kirjaat takautuvia palkkoja, huomioithan, että valitulle palkkapäivälle kohdistuvat laskut sivukuluista on voitu jo muodostaa. Jos valittu palkkapäivä on kuluvalla tai edellisellä kuulla niin, että kyseisen kauden erillisilmoitus ei ole vielä lähtenyt tulorekisteriin, ehtii takautuva palkka normaaliin laskutusrytmiin.
- Erillisilmoitus lähtee ohjelmasta automaattisesti aina palkanmaksua seuraavan kuun 5. päivä, joten ehdit kirjata takautuvan palkan edelliselle kuukaudelle vielä 4. päivä, ja palkka ehtii normaaliin laskujen muodostukseen.
Esimerkikki 1: Jos haluat 2.9. kirjata ohjelmassa laskelman palkkapäivälle 31.8. on se takautuvana palkkana mahdollista, eikä mitään lisätoimia tarvita.
- Palkkatietoilmoitus lähtee ajoissa automaattisesti 5 päivän kuluessa valitusta palkkapäivästä.
- Palkka ehtii elokuun erillisilmoitukseen.
- Palkan ennakonpidätys ja sairausvakuutusmaksu ehtivät 6. päivä muodostettavaan verolaskuun normaalisti.
- Muut sivukulut laskutetaan asiakkaalta normaalisti.
- Tässä esimerkissä sanktiomaksuja ei ehdi muodostua asiakkaalle.
Jos haluat kirjata takautuvan palkan kaudelle, josta on jo tehty erillisilmoitus tulorekisteriin, ei palkka ehdi enää normaaliin laskutusrytmiin ja palkan myöhässä kirjaamisesta saattaa aiheutua sanktiomaksuja eri viranomaistahoilta. Tämän vuoksi verolaskua ei voi muodostaa ohjelmaan vaan työnantajasuoritukset tulee maksaa suoraan Omaveroon, jonne lasku muodostuu tulorekisteri-ilmoituksen perusteella. Muista sivukuluista asiakas saa laskun kyseiseltä taholta (työeläkeyhtiö ja Työllisyysrahasto).
Esimerkki 2: Jos haluat 2.9. kirjata ohjelmassa laskelman palkkapäivälle 30.6., voit tehdä sen takautuvana palkkana. Tällöin kuitenkaan työnantajasuorituksista ei muodostu laskua ohjelmaan vaan ne tulee hoitaa suoraan Omaverossa.
- Takautuvasta palkasta muodostuva nettolasku kirjataan suoraan maksetuksi.
- Palkkatietoilmoitus lähtee heti, kun palkka kirjataan maksetuksi. Ilmoitus tehdään myöhässä, joten siitä saattaa aiheutua sanktiomaksuja.
- Erillisilmoitus lähtee heti, kun palkkatietoilmoitus on tehty. Jos kyseiselle kuulle on jo tehty erillisilmoitus, tehdään korvaava ilmoitus. Jos kyseiselle kuulle on jo tehty nollailmoitus, tämä mitätöidään ja tehdään uusi erillisilmoitus.
- Palkan ennakonpidätys ja sairausvakuutusmaksu eivät ehdi kesäkuun verolaskuun vaan se muodostuu suoraan Omaveroon. Huomaathan, että se saattaa sisältää sanktiomaksuja myöhästymisestä johtuen.
- Muista sivukuluista menee ilmoitukset oikeille tahoille tulorekisteri-ilmoitusten kautta ja nämä laskuttavat asiakasta suoraan.
- Mahdolliset myöhässä olevat ulosmittaukset ja ay-jäsenmaksut tulee hoitaa itse näiden tahojen kanssa.
Ulosmittaukset ja ay-jäsenmaksut takautuvissa palkoissa
Laskut mahdollisista ulosmittauksista ja ay-jäsenmaksuista muodostetaan samalla periaatteella kuin muut takautuvan palkan kirjaukset.
- Ulosmittauksesta muodostuu nettolasku, joka kirjataan suoraan maksetuksi. Tarvittaessa maksutiedot voi hakea ohjelmasta Palkanmaksu -> Maksuaineiston lähetys -> Vaihda näkymään Maksetut ja perutut -> Valitse halutun ulosmittauksen kohdalta Yksityiskohdat, minkä jälkeen voit poimia maksutiedot esimerkiksi PDF-aineistona.
- Ay-jäsenmaksuista muodostuu lasku ohjelmaan normaalisti, jos takautuva palkka kirjataan ohjelmaan ennen kuin kyseisen kauden erillisilmoitus on lähtenyt ja ay-jäsenmaksun palkkarivin tietoihin on tallennettu tarvittavat maksutiedot laskun muodostamiseksi.
- Jos takautuva palkka kirjataan vasta sen jälkeen, kun kyseisen kauden erillisilmoitus on jo lähtetty, ei ay-jäsenmaksuista muodostu laskua ja maksut tulee hoitaa itse.
Takautuvan palkan peruminen
Avaa tilitoimiston näkymästä Palkanmaksu -> Maksuaineiston lähetys -> Vaihda näkymään Maksetut ja perutut. Valitse peruttavan palkan nettopalkan maksun kohdalta Yksityiskohdat -> Vaihda maksun tila: Maksu peruttu ja tallenna valinta.
Nettomaksun peruminen peruu laskelman ja siitä tehdyn palkkatietoilmoituksen. Ohjelma päivittää automaattisesti myös kyseisen kuun erillisilmoituksen.