Palkkamyllyn asiakaspalvelu voi halutessaan seurata ohjelmassa tehtyjä laskelmia, jotka työntekijä on lähettänyt työnantajalle maksettavaksi, mutta joita ei ole maksettu.
Maksamatta olevat laskelmat löytyvät kaikki Pro-käyttöliittymästä vasemman navigaation listauksen kohdasta Palkanmaksu -> Laskelmat (luonnokset).
Listauksesta löytyvät kaikki luonnostilassa olevat laskelmat. Sekä työntekijä että työnantaja voivat tehdä luonnoksen. Työntekijä voi lisäksi lähettää valmiin luonnoslaskelman työnantajalle maksettavaksi. Tällöin luonnos voi olla tilassa Odotaa hyväksyntää tai Hyväksytty.
- Luonnos = Laskelma on luotu, mutta sitä ei ole maksettu eikä työntekijä ole lähettänyt sitä työnantajalle. Tällaisesta laskelmasta ei tehdä tulorekisteri-ilmoituksia.
- Odottaa hyväksyntää = Työntekijä on lähettänyt laskelman työnantajalle joko sähköpostilinkkinä tai jakanut suoraan ohjelmassa, mutta työnantaja ei ole vielä hyväksynyt laskelmaa. Tällaisesta laskelmasta ei tehdä tulorekisteri-ilmoituksia.
- Hyväksytty = Työntekijä on lähettänyt työnantajalle laskelman ja työnantaja on hyväksynyt sen, mutta ei ole vielä kuitannut sitä maksetuksi. Tällaisesta laskelmasta ei lähde tulorekisteri-ilmoitusta.
- Hylätty = Työnantaja on hylännyt työntekijän lähettämän laskelman. (Työnantaja voi pyytää työntekijää lähettämään uuden, korjaamaan nyt hylättyä laskelmaa tai hoitaa palkanmaksun jotain toista kautta.)
Luonnoslaskelma tulee kuitata maksetuksi, jotta siitä lähtee automaattiset ilmoitukset tulorekisteriin ja sitä kautta ilmoitus muille viranomaisille.
Palkkamyllyn asiakaspalvelu voi seurata luonnostilassa olevia laskelmia ja olla tarvittaessa yhteydessä asiakkaaseen mikäli epäilee, että laskelma on jäänyt epähuomiossa kuittaamatta maksetuksi, vaikka nettopalkka on maksettu työntekijälle.
Jos työnantaja on maksanut nettopalkan työntekijälle, mutta unohtanut kuitata palkan ohjelmassa maksetuksi, voidaan laskelma kuitata maksetuksi myös jälkikäteen.
- Avaa laskelma ja tarkista, että se on hyväksytty-tilassa.
- Valitse Siirry maksamaan -> Poimi tarvittavat maksutiedot, jos nettopalkka tai työnantajasuoritukset ovat maksamatta.
- Kuittaa viimeisessä osiossa 4. Tulorekisteri palkka maksetuksi valitsemalla Kyllä, tulorekisteri-ilmoitukset voi lähettää.
- Jos laskelmalle ei ole valittu tarkkaa palkkapäivää, palkka kirjautuu seuraavalle pankkipäivälle.
- Jos palkka halutaan kirjata takautuvasti jollekin toiselle palkkapäivälle, pitää olla yhteydessä Palkkaus.fi:n asiakaspalveluun, joka tekee kirjauksen.
Laskelma tulisi kuitata maksetuksi viiden päivän kuluessa siitä, kun työnantaja on maksanut nettopalkan työntekijälle, jotta tulorekisteri-ilmoitus ehtii ajoissa tulorekisteriin. Jos palkan kuittaa maksetuksi tämän jälkeen, tulorekisteri voi periä työnantajalta myöhästymismaksun myöhässä tehdystä ilmoituksesta. Tämän lisäksi myös muut tahot, kuten työeläkeyhtiö tai verottaja, voivat periä maksuja myöhässä tehdyistä ilmoituksista tai maksuista.
Työnantaja vastaa itse siitä, että ilmoitukset tehdään ajoissa tulorekisteriin, eli palkka tulee kuitata ohjelmassa maksetuksi viiden päivän kuluessa palkanmaksusta. Suositeltavaa on, että työnantaja kuittaa palkan maksetuksi samalla kun tulostaa maksulaput nettopalkan ja työnantajasuoritusten maksamiseksi. Tällöin ilmoitukset lähtevät ajoissa tulorekisteriin.
Laskelmien statuksen seuraaminen ei ole pakollista eikä Palkkamylly tai Palkkaus.fi vastaa mahdollisista myöhästymismaksuista, jos asiakas kuittaa palkat myöhässä maksetuiksi.