Tässä kerrotaan, miten otat Palkkaus.fi-palvelun käyttöön yrityksellesi ja miten maksat palkkoja.
Käyttöönotto
Tee yrityksellesi tunnus palveluun menemällä www.palkkaus.fi-sivulle. Oikeasta yläkulmasta valitse "Uusi tili" ja "Yritys tai yhteisö". Sinut ohjataan tekemään käyttäjätunnus. Voit käyttää kirjautumiseen sähköpostiosoitetta ja salasanaa (tai FB / Google-tunnusta). Tämän jälkeen sinut ohjataan täyttämään yrityksen tiedot.
Seuraavaksi aukeaa ohjattu käyttöönotto, jossa on neljä vaihetta. Ensimmäiseksi kysytään yrityksen yhteyshenkilön yhteystietoja. Täytä tähän omat tietosi.
Seuraavaksi pyydetään täyttämään yrityksen tiedot. Voit hakea y-tunnuksen tai nimen perusteella yrityksen tiedot suoraan Yritystietojärjestelmästä (YTJ/PRH).
HUOM: Muista lisätä yrityksen sähköpostiosoite, jotta ilmoitukset palvelusta tulevat oikeaan osoitteeseen!
Kolmannessa vaiheessa kysytään viranomaisten vaatimat kysymykset. Palvelu on Finanssivalvonnan maksupalvelun tarjoajia koskevassa rekisterissä ja siksi asiakkaalta pitää kysyä tietyt asiat. Voit tehdä tilin palveluun, kun sinulla on nimenkirjoitusoikeus yrityksessä.
Viimeisessä vaiheessa sinua pyydetään allekirjoittamaan valtakirja, jolla Palkkaus.fi voi toimia yrityksesi asianhoitajana palkanmaksuun liittyvissä asioissa. Valtakirjan allekirjoitaa yrityksen nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö. Valtakirja allekirjoitetaan henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Siksi sinua pyydetään antamaan henkilötunnuksesi.
Kun valitset oman verkkopankkisi, niin sinut ohjataan allekirjoittamaan valtakirja VismaSign-palvelulla. Allekirjoituksen jälkeen palaat Palkkaus.fi-palveluun ja tulet palvelun työpöydälle.
Pääset jatkossa kirjautumaan palveluun osoitteessa www.palkkaus.fi.
Palkanmaksun asetukset
Kun otat palvelun käyttöön, palvelu voi pyytää tarkistamaan työeläke- ja työtapaturmavakuutuksen asetukset.
Valitse "Lisää tiedot" ja pääset palvelun asetuksiin. Löydät Asetukset myös vasemmasta valikosta.
1. TyEL ja tapaturmavakuutus
Kun yrityksellä on TyEL-sopimus, niin merkitse yhtiö ja vakuutussopimuksen numero asetuksiin.
Jos maksat palkkoja vain satunnaisesti, et tarvitse erillistä TyEL-sopimusta. Tällöin voit merkitä, että sinulla ei ole sopimusta ja maksut hoidetaan ns. tilapäisenä ilmoittajana automaattisesti Varmaan. Voit milloin vain ottaa Varman TyEL-vakuutuksen palvelun asetuksista, jos palkanmaksu alkaa olla jatkuvaa. Voit milloin vain myös siirtää eläkevakuutukset Varmaan. Yrittäjän YEL-sopimuksen saa myös suoraan asetuksista. Asetuksiin voit merkitä myös, jos hoidat TyEL-ilmoitukset ja maksut itse. Tällöin palvelu ei niitä hoida automaattisesti, mutta ne merkitään palkkalaskelmiin.
Huom! Jos maksat vain YEL-palkkoja, merkitse tässä, että sinulla ei ole TyEL-sopimusta ja ilmoita YEL-tieto työntekijän tiedoissa. YEL-sopimusnumeroa ei tarvitse ilmoittaa palvelulle.
Lakisääteinen työnantajan tapaturmavakuutus pitää olla voimassa ennen työn aloittamista. Jos yrityksellä on jo tapaturmavakuutus, voit merkitä sen asetuksiin. Tulorekisterin käyttöönoton jälkeen kaikki tapaturmavakuutusyhtiöt saavat palkkatiedot tulorekisteristä (2020 alkaen).
2. Kirjanpitäjän yhteystiedot
Jos haluat, että kirjanpitäjäsi saa automaattisesti kirjanpitoraportit palkanmaksuista, merkitse hänen sähköpostiosoitteensa "Kirjanpitoraportit"-kohtaan.
Huom! Emme voi antaa tietoja yrityksesi palkanmaksuista muille kuin asetuksiin merkitsemällesi kirjanpitäjälle.
Raportit-valikko
Palvelussa tehdyistä palkoista muodostuu automaattisesti kuukausittain raportti kirjanpitoa varten. Kun olet lisännyt kirjanpitäjän tiedot asetuksiin, niin kirjanpitoraportti lähetetään automaattisesti kirjanpitäjälle.
Kirjanpidon raportit löytyvät palvelun valikosta kohdasta “Raportit”.
Kuukausittain muodostuu sekä kirjanpitoraportti että kaikkien työntekijöiden palkat listaava palkanmaksujen erittely.
Työntekijöiden vuosiyhteenvedot löytyvät myös raporteista.
Löydät lisää tietoa ja ohjeita Raportit-työkalujen käyttöön alla olevien linkkien takaa:
Kuukausiraportti yrityksen kirjanpitoon
Kirjanpitoraportit halutulta aikaväliltä
Työntekijät-valikko
Yrityksen työntekijöihin liittyvät asiat löytyvät valikosta Työntekijät-sivulta. Voit katsoa työntekijöiden tietoja ja muokata palkanmaksuun liittyviä tietoja.
Verokorttitiedot näkee klikkaamalla valikosta Verokortit ja valitsemalla haluamansa työntekijän.
Työntekijän yhteystietoja voi muokata kohdasta valitsemalla valikosta Työntekijät → Kaikki työntekijät ja valitsemalla työntekijän kohdalta “Muokkaa”. Muista laittaa työntekijän sähköpostiosoite tietoihin, jotta tieto palkanmaksusta lähtee palvelusta automaattisesti työntekijälle.
Kun työntekijälle maksetaan palkka, hänelle lähtee sähköpostilla tieto palkanmaksusta. Jos työntekijä tekee itselleen käyttäjätilin Palkkaus.fi:hin ja tunnistautuu pankkitunnuksillaan palveluun, yritys ei voi enää muuttaa hänen yhteystietojaan. Työntekijä hallitsee tällöin itse tietojaan ja hänen pitää itse tehdä mahdolliset muutokset yhteystietoihinsa.
Ohjeet ja palaute
Täältä löydät palvelun käyttöohjeet ja asiakaspalvelun yhteystiedot.