Ohjelman työpöydän ylälaitaan tulee huomautus "Sinulla on keskeneräisiä palkkalaskelmia", jos yrityksellä on avoimia palkkalaskelmia, jotka on siirretty maksuun, mutta maksukuittausta ei ole tehty tai se ei ole saapunut Palkkaukseen. Tällöin laskelmista ei tehdä tulorekisteri-ilmoitusta, joten on tärkeää käsitellä tällaiset laskelmat ohjelmassa.
Ilmoitus tulee, jos palkkalaskelma on siirretty maksuun ja siitä muodostuvan nettolaskun eräpäivä on yli viisi päivää menneisyydessä. Yli kolme kuukautta sitten erääntyneistä palkkalaskelmista ei enää ilmoiteta.
Miksi ilmoitus tulee, siihen voi olla useita syitä. Nettolaskut tulee kuitenkin aina joko maksaa, kuitata maksetuksi tai perua. Nettolaskun käsittely tehdään maksukanavakohtaisesti omassa näkymässä. Pääsääntöisesti laskelmia ei kuitata maksetuksi tai peruta laskelmalta vaan aina nettolaskun kautta.
Tämän ohjeen esimerkit ovat Maksuaineiston luonti -näkymästä Palkkaus.fi:n tilitoimistokäyttöliittymästä. Tarvittaessa voit kysyä oman maksukanavan ohjeet asiakaspalvelusta.
Nettolaskun maksaminen
Jos palkkalaskelma on siirretty maksuun, mutta sitä ei ole vielä maksettu, voit maksaa nettolaskun normaalisti ja siitä lähtee maksukuittaus Palkkaukseen. Laskelma kirjataan maksetuksi ja tulorekisteri-ilmoitukset käynnistyvät.
Huomaathan, että palkkalaskelmalla oleva alkuperäinen palkkapäivä ei muutu, vaikka maksat nettolaskun myöhässä. Jos ilmoitus lähtee yli viisi päivää palkkapäivän jälkeen tulorekisteriin, siitä voi aiheutua myöhästymismaksuja yritykselle. Joskus onkin parempi perua nettolasku ja siirtää laskelma uudestaan maksuun uudella palkkapäivällä, jos nettopalkkaa ei ole ehditty vielä maksaa.
Nettolaskun kuittaaminen maksetuksi
Joissain tapauksissa palkka on voitu jo maksaa työntekijälle muuta kautta, jolloin nettolasku on jäänyt avoimeksi. Jos nettopalkkaa ei ole tarkoitus enää maksaa, tulee laskelma kuitenkin kuitata maksetuksi. Nettolasku kuitataan maksetuksi normaalisti, mutta maksuaineistoa ei tarvitse ottaa ohjelmasta.
Jos kuittaat laskelmat maksetuksi Yksityiskohdat-napin kautta, vaihda laskun tilaksi Maksettu ja paina sen jälkeen vielä Vaihda-nappia.
Muissa maksukanavissa tämä tehdään kuittaamalla nettolasku muualla maksetuksi. Voit kysyä maksukanavakohtaiset ohjeet laskun kuittaamiseen maksetuksi kyseisen maksukanavan asiakaspalvelusta. Kaikissa maksukanavissa ei ole tätä mahdollisuutta, joilloin voit olla yhteydessä asiakaspalveluun.
Nollalaskun kuittaaminen maksetuksi
Joissain maksukanavissa myös ns. nollalaskut tulee käsitellä ja kuitata maksetuiksi, jotta laskelma kirjataan maksetuksi ja tulorekisteri-ilmoitukset lähtevät. Tällaisia ovat esimerkiksi tilanteet, jolloin ilmoitetaan pelkkiä luontoisetuja tai palkka on merkitty palkkaennakoksi laskelmalle. Nollalasku kirjataan maksukanavassa maksettu-tilaan, jolloin laskelma kirjataan maksetuksi. Nollalaskun kuittaaminen myöhässä ei muuta tulorekisteriin ilmoitettavaa palkkapäivää.
Maksuaineiston luonti -kanavassa nollalaskut kuitataan suoraan maksetuiksi, kun laskelma siirretään maksuun.
Nettolaskun peruminen
Jos palkkaa ei ole tarkoitus maksaa, avoin nettolasku kannattaa perua kokonaan. Laskelma palautuu tällöin takaisin luonnokseksi ja sen voi halutessaan siirtää myöhemmin uudestaan maksuun.
Valitse Maksuaineiston lähetys -näkymässä peruttavan laskun kohdalta Yksityiskohdat -> Vaihda tilaksi Maksu peruttu ja paina Vaihda.
Keskeneräisen palkkalistan käsittely
Jos kokonainen palkkalista on maksu aloitettu -tilassa, voit kuitata kaikki palkkalistan nettolaskut maksetuiksi. Jos yksikin laskelma palkkalistalta jää maksamatta, palkkalistan status jää maksu aloitettu -tilaan. Tällä ei ole merkitystä tulorekisteri-ilmoituksiin, sillä ne tehdään aina laskelman tilan perusteella. Voit kuitenkin tarvittaessa perua palkkalistalta vain osan laskelmista ja irrottaa ne palkkalistalta, jolloin palkkalista muuttuu maksettu -tilaan, kun kaikki sillä olevat laskelmat on kuitattu maksetuiksi.
Nettolaskun käsittelu maksukanavassa
Se missä nettolaskut maksetaan tai käsitellään, riippuu maksukanavasta. Esimerkiksi Palkkaus.fi:n tilitoimistokäyttöliittymässä nettolaskut käsitellään Maksuaineiston lähetys -näkymässä. Täältä siis tehdään myös mahdolliset perumiset.
Kumppanikanavilla on aina oma maksukanava, jossa nettolaskut tulevat kyseisen kumppanikanavan maksu- tai laskunäkymään. Nettolaskun maksaminen, kuittaaminen ja peruminen tapahtuvat kaikki tästä samasta näkymästä. Kysy tarvittaessa asiakaspalvelusta tarkemmat ohjeet, mistä nettolaskut löytyvät käyttämässäsi maksukanavassa.
Oikea maksunäkymä on pyritty kertomaan myös etusivun Sinulla on keskeneräisiä palkkalaskelmia -ilmoituksessa.
Ilmoitathan mahdollisista virhetilanteista mahdollisimman nopeasti asiakaspalveluun, esimerkiksi jos olet maksanut tai kuitannut laskun, mutta laskelma ei muutu maksettu-tilaan, tai nettolasku ei tule näkyviin maksunäkymään, vaikka laskelma on siirretty maksuun ja on maksu aloitettu -tilassa.