Tässä ohjeessa kerrotaan, miten yritys maksaa palkan Briox-taloushallinto-ohjelmassa. Tilitoimisto avaa palkanlaskennan käyttöön yritykselle Brioxiin. Ota yhteys tilitoimistoosi, jos haluat maksaa palkkoja itse ohjelmassa.
Palkanmaksun asetukset ennen ensimmäistä palkanmaksua
Jotta ohjelma voi laskea palkat oikein ja tehdä oikeat ilmoitukset viranomaisille, palkanmaksun asetukset pitää olla kirjattu oikein.
Valitse valikosta Asetukset. Klikkaa tämän jälkeen Vakuutukset-laatikosta Muokkaa-nappia.
Yrityksen työeläkevakuutus, TyEL
Valitse yrityksesi työeläkeyhtiö listalta. Jos sinulla ei ole työntekijöiden palkanmaksua (maksat esim. vain YEL-yrittäjien palkkoja), voit jättää valinnaksi Ei yhtiötä.
Tarkista, että olet valinnut "Hoidan TyEL-maksut itse", jolloin työeläkeyhtiösi lähettää maksut yrityksellesi ohjelmassa maksettujen palkkojen mukaisesti.
Jos sinulla ei vielä ole TyEL-vakuutus yrityksellesi, voit ottaa sen Varmalta klikkaamalla Tee työeläkesopimus -nappia. Täytä Varman lomakkeisiin kysytyt tiedot ja saat vakuutuksen yrityksellesi heti kuntoon.
Yrityksen työtapaturmavakuutus
Kun maksat työntekijöille palkkaa, tarvitse lain mukaan työtapaturma- ja henkivakuutuksen, joka kattaa kaikki työntekijäsi. Jos maksat vain YEL-yrittäjien palkkoja, ei et tarvitse vakuutusta.
Valitse yhtiösi listalta ja kirjoita vakuutuksen numero sille varattuun kenttään.
Jos sinulla ei vielä ole vakuutusta yrityksellesi, voi ottaa sen LähiTapiolalta painamalla Ota tapaturmavakuutus -nappia. Täytä tarvittavat kentät ja vakuutus on sen jälkeen kunnossa.
1. Työntekijän / yrittäjän lisääminen
Ensimmäiseksi pitää lisätä työntekijä palveluun. Se tehdään valitsemalla Palkanmaksu -valikosta Työntekijät.
Seuraavaksi aukeaa yrityksesi työntekijälista. Jos et ole vielä käyttänyt ohjelmaa, niin lista on silloin tyhjä. Lisää työntekijä painamalla Uusi työntekijä -nappia.
Ohjelma kysyy työntekijän tiedot neljässä vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa kysytään työntekijän nimi, henkilötunnus ja tilinumero sekä yhteystiedot. Kun olet kirjoittanut tiedot kenttiin, paina Seuraava-nappia.
Sitten määritellään, minkälaisesta työsuhteesta on kyse. Jos kyseessä on yrittäjä, valitse YEL tai MyEL-yrittäjä. Yrittäjän kohdalla voit myös vaihtaa eläkeperusteen TyELiksi tarvittaessa.
Tässä esimerkissä lisätään kuukausipalkkainen TyEL-työntekijä. Kuvaus palkkalaskelmaan tarkoittaa työntekijän titteliä tai työnimikettä. Vakuutuksen ammattiluokka ilmoitetaan tulorekisteriin, jolloin se vaikuttaa yrityksen maksamaan työtapaturmavakuutukseen. Voit kirjoittaa kenttään, jolloin kenttä hakee pitkästä luokituslistasta sopivia sanoja.
Työsuhteen alkupäivämäärän voi merkitä ja työsuhde voi olla määräaikainen, jolloin myös loppupäivä merkitään. Kun kaikki on valmista, paina jälleen Seuraava-nappia.
Kolmannessa vaiheessa määritellään tämän työntekijän oletuspalkkarivit. Nämä rivit tulevat aina oletuksena palkkalaskelmalle, kun uutta palkkaa hänelle lähdetään laskemaan.
Voit lisätä rivejä klikkaamalla uutta riviä ja valitsemalla listalta. Voit myös hakea kirjoittamalla riville.
Luotoisedut kannattaa lisätä tässä vaiheessa, niin ne eivät sitten unohdu palkkoja maksaessa. Kun rivit on lisätty, paina taas Seuraava-nappia.
Viimeisessä vaiheessa lisätään työntekijän verokorttitieto. Kannattaa aina valita automaattinen verokortti, jolloin ohjelma hakee reaaliajassa verokorttitiedon suoraan Verohallinnolta.
Työntekijän ei tarvitse toimittaa verokorttia yritykselle. Riittää, että työntekijä päivittää verokorttinsa Omaverossa ja se on saman tien palkkaohjelman tiedossa. Voit siis painaa tässä vaiheessa suoraan Valmis-nappia ja työntekijä on lisätty ohjelmaan.
2. Palkanlaskenta ja palkanmaksu työntekijälle
Kun työntekijä on lisätty ohjelmaan, hänelle voidaan maksaa palkkoja ja palkkioita. Valitse työntekijälistalta työntekijän kohdalta Uusi laskelma. Palkkalaskuri avautuu.
Palkkalaskurissa on neljä osaa: 1) työntekijä, 2) työpäivät, 3) palkkarivit ja 4) vähennykset jne.
Työntekijän tiedot ovat jo valmiina, niihin ei ole tarvetta koskea, jos et halua muuttaa jotain. Klikkaa toista laatikkoa, jossa lukee "Valitse työpäivät".
Valitse palkkapäivä (voit myös klikata auki kalenterinäkymän) ja valitse palkkakauden tiedot. Kuluvan ja edellisen kuukauden voi valita kaudeksi suoraan tai määritellä palkkakausi erikseen.
Jos työntekijälle olisi merkitty lomia tai poissaoloja, ne näkyisivät tässä vaiheessa ja tulisivat mukaan laskentaan kuukausipalkkaiselle työntekijälle. Lopuksi paina Päivitä laskelma -nappia.
Palkkalaskuri avaan seuraavaksi kolmannen laatikon, jossa näkyvät työntekijän oletuspalkkarivit. Voit muokata riviejä tarvittaessa. Paina lopuksi Päivitä laskelma.
Palkkalaskuri näyttää yhteenvedon palkasta: oikealla puolella on työntekijän ja vasemmalla puolella työnantajan näkökulma laskelmaan. Voit klikata auki tarkemmat laskelmat valitsemalla Työntekijän laskelma - tai Työnantajan laskelma -linkit. Työntekijän laskelman kautta löydät esim. palkkalaskelman PDF-muodossa, jos sitä tarvitset.
Tässä vaiheessa laskelma on valmis maksuun. Jos haluat muokata vähennyksiä, luontoisetuja tai kuluja, ne löytyvät palkkalaskurin neljännessä laatikossa, jonka voit halutessasi klikata auki.
Kun laskelma on valmis, paina Maksa-nappia.
Näen yhteenvedon maksuista. Työntekijän nettopalkka on päällimmäisenä ja se tyypillisesti on menossa maksuun nopeasti (palkkapäivän mukaan).
Lisäksi yhteenvedossanäkyy yrityksen Verohallinnolle menevä kuukausittain maksettava ennakonpidätystilitys. Tämä maksu muodostetaan kuukauden loputtua ja siihen kerätään kuukauden aikana maksettujen palkkojen ennakonpidätykset.
Viimeisenä listalla on työeläkemaksu ja TVR-maksu (jos on maksettu TyEL-palkkoja). Nämä laskut tulevat yrityksesi työeläkeyhtiöltä ja Työllisyysrahastolta jälkikäteen. Briox tekee kirjanpitoon merkinnät näistä tulevista maksuista, jotka aikanaan täsmäytetään kirjanpitoon.
Paina yhteenvetosivulla Lähetä maksuun.
Tämän jälkeen maksut on siirretty Brioxin maksulistalle, josta ne pitää vielä käydä siirtämässä maksuun.
3. Palkat maksuun Brioxissa
Valitse palkanmaksun valikosta Palkanmaksut.
Juuri tekemäsi palkat ovat listalla ja voit merkitä ne listalta valituiksi. Luo sen jälkeen maksuaineisto, joka lähtee Brioxin kautta pankkiin (tässä esimerkissä Ålansbanken).
Ohjelma kysyy vielä varmistuksen, jonka jälkeen palkat on hoidettu. Nettopalkka menee palkkapäivän mukaisesti työntekijän tilille ja tulorekisteri-ilmoitukset tehdään ajallaan.
Lue myös: Briox: miten palkanmaksun prosessi toimii ohjelmassa
Ohjeet palkanmaksuun löytyvät myös Brioxin tukisivustolta.