Tilitoimisto voi laskea palkat asiakkaan puolesta ja siirtää palkat maksuun haluttuun maksuohjelmaan sepa-aineistona tai toimittaa maksuaineiston asiakkaalle maksettavaksi. Tällöin maksut eivät kulje Palkkaus.fi:n asiakasvaratilin kautta ja palkat kuitataan maksetuiksi käsin Maksut-listauksessa. Maksetuksi kuitatusta laskelmasta tehdään tulorekisteri-ilmoitukset automaattisesti.
Pikaohje
- Tarkista että asiakkaan maksutavan asetuksissa on yrityksen tilinumero ja maksatustunnus
- Laske palkka palkkalaskurissa tai palkkalistalla
- Siirrä maksuun valitsemalla Maksa -> Luo maksuaineisto
- Lataa maksuaineisto kohdasta Palkanmaksu -> Maksuaineiston lähetys
- Vie sepa-aineisto maksuun haluamaasi maksuohjelmaan tai toimita maksutiedot asiakkaalle maksettavaksi
- Kuittaa palkka maksetuksi kohdassa Yksityiskohdat vaihtamalla aineiston tilaksi Maksettu
- Tulorekisteri-ilmoitukset (palkkatieto- ja erillisilmoitus) lähtevät automaattisesti maksetuksi kuitatuista palkoista
- Lasku työnantajasuorituksista on haettavissa palkanmaksua seuraavan kuun 6. päivänä kohdasta Palkanmaksu -> Maksuaineiston lähetys
Vaadittavat asetukset
Lisää ennen maksuaineiston luontia asiakkaan maksutavan asetuksiin yrityksen tilinumero, jolta maksut tehdään, sekä maksatustunnus. Tämä löytyy kohdasta Asetukset - Maksutavat - Maksuaineiston luonti - Asetukset.
Maksuaineiston luonti
Kun laskelma tai palkkalista on valmis, voi maksuaineiston luoda ja tulostaa. Valitse laskurissa Maksa -> Luo maksuaineisto. Palkkalistan maksuaineisto luodaan samaan tapaan Maksa-painikkeen kautta.
Saat kuittauksen, että maksuaineisto on luotu onnistuneesti. Voit luoda maksuaineistot laskelmista ja palkkalistoista valmiiksi ja lähettää aineistot kerralla maksuun.
Laskelma jää ohjelmassa maksu aloitettu -tilaan ja siitä ei lähde tulorekisteri-ilmoitusta ennen kuin laskelma kuitataan maksetuksi.
Maksuaineiston lähetys
Luodut maksuaineistot löytyvät kohdasta Palkanmaksu -> Maksuaineiston lähetys.
Maksua odottavat aineistot ryhmittyvät listalle eräpäivän ja maksajan mukaisesti. Vasemmasta yläkulmasta voit vaihtaa aineistomuodon. Oletuksena on sepa-tiedoston lataus, mutta voit valita myös sepa-tiedoston kopioinnin suoraan leikepöydälle (copy-paste) tai PDF-tiedoston lataamisen.
Eräpäivä palkoissa on aina palkkapäivää edeltävä pankkipäivä ja sepa-maksut ovat oletuksena palkkaaineistoa (SALA) ja ne tulee maksaa eräpäivänä klo 18 mennessä. PDF-aineiston kautta maksuun siirretyt menevät tavallisina viitemaksuina ja palkka on työntekijän tilillä riippuen vastaanottavasta pankista yleensä viimeistään ilmoitetun palkkapäivän kuluessa.
Näkymän listauksessa on oletuksena kaikki avoimet maksut, mutta voit vaihtaa näkymään myös jo maksetut ja arviolaskut kohdasta Näkymä sivun ylälaidassa.
Aineistot on luotavissa joko eräpäivän mukaisissa koonneissa tai yksittäin. Listauksessa harmaalla pohjalla oleva aineiston luonti luo kerralla maksuaineiston sen alla olevista sisennetyistä maksuista. Kyseiset maksut voi kuitenkin aina luoda ja kuitata maksetuiksi myös yksittäin.
Oikealla olevat napit Luo ja Luo ja kuittaa ovat pikavalintoja, mutta maksuja voi käsitellä myös Yksityiskohdat-valinnan takaa.
Luo - aineisto latautuu koneelle tai kopioituu leikepöydälle. Aineisto pitää erikseen kuitata maksetuksi kohdasta Yksityiskohdat, kun ne on maksettu.
Luo ja kuittaa - voit ladata aineiston ja kuitata ne heti myös maksetuksi.
Yksityiskohdat - tästä avautuu erillinen popup, jossa voit tehdä haluamasi valinnat.
- Aineiston oletusmuoto tulee edellisen näkymän asetuksen mukaan, mutta sitä voi vaihtaa kohdasta Lataa aineisto. Koko aineiston voi ladata kerralla painamalla Lataa.
- Voit kuitata jo aiemmin luodun maksuaineiston maksetuksi kohdasta Vaihda tilaa valitsemalla Maksettu. Tästä voit myös perua jo maksetuksi kuitatun palkan.
- Voit myös poimia yksittäisen maksun maksutiedot PDF-tiedostona, viivakoodilukijalla tai kopioimalla viivakoodin.
- Voit myös tulostaa/ladata tässä näkymässä olevan maksulistauksen valitsemalla näkymän vasemmasta alalaidasta Tulosta, niin saat kaikki maksutiedot samaan tiedostoon.
Esimerkki: Usean maksun sepa-aineiston lähetys
Esimerkki Oy:lle on laskettu palkkalistalla 8 palkkaa ja luotu maksuaineisto.
Näkymässä on oletuksena sepa-aineiston lataus koneelle. Voit myös valita sepa-aineiston kopioimisen suoraan leikepöydälle (copy-paste), jos se sopii paremmin käytössäsi olevaan maksuohjelmaan.
Useamman maksun aineisto luodaan valitsemalla harmaan palkin kohdalta Luo. Aineisto latautuu zip-tiedostona selaimen alalaitaan ja voit tallentaa sen koneellesi haluamaasi kansioon ja siirtää sen sitten sieltä haluamaasi maksuohjelmaan.
Kun maksut on maksettu, kuittaa ne maksetuksi valitsemalla aineiston kohdalta Yksityiskohdat -> vaihda kohdasta Vaihda tilaa: Maksettu.
Laskelmat kuittaantuvat maksetuiksi ja ohjelma tekee automaattisesti palkkatietoilmoitukset tulorekisteriin viiden päivän kuluessa laskelmalla olevasta palkkapäivästä.
Voit myös valita Luo ja kuittaa, jolloin maksut kuittaantuvat heti maksetuiksi eikä kuittausta tarvitse enää erikseen tehdä Yksityiskohdat-valinnan kautta.
Esimerkki: PDF:n tulostus nettopalkasta ja lähetys asiakkaalle maksettavaksi
Tiinan tallille on laskettu yksi palkka, josta maksutiedot lähetetään yrittäjälle maksettavaksi.
Valitse maksun kohdalta Yksityiskohdat. Voit lähettää yrittäjälle joko PDF-tiedoston ohjelman Viestit-osion kautta tai sähköpostitse. Voit myös kopioida viivakoodin asiakkaalle suoraan vietäväksi verkkopankin maksuihin.
Kun asiakas on maksanut palkan, käy kuittaamassa se maksetuksi valitsemalla maksun kohdalta Yksityiskohdat -> vaihda tilaksi Maksettu.
Maksun kuittaaminen maksetuksi ja tulorekisteri-ilmoitukset
Maksun kuittaaminen maksetuksi käynnistää tulorekisteri-ilmoituksen. Jos tätä ei tehdä, laskelma jää ohjelmassa maksu aloitettu -tilaan ja tulorekisteri-ilmoituksia ei tehdä. On siis olennaista muistaa kuitata palkka maksetuksi täältä.
Ohjelma tekee oletuksena automaattisesti sekä palkkatieto- että erillisilmoitukset. Erillisilmoitusten asetuksia voi muuttaa asiakaskohtaisesti asetuksissa, mutta palkkatietoilmoitukset tehdään aina.
Maksun peruminen
Jos maksu on jo kuitattu maksetuksi, sen voi perua kohdasta Yksityiskohdat -> vaihda tilaksi Maksu peruttu.
Maksun peruminen siirtää laskelman perutuksi ja mitätöi palkkatietoilmoituksen automaattisesti, jos se on jo ehditty tehdä tai peruu ilmoituksen lähetyksen, jos se on vielä tekemättä.
Erillisilmoitus tulee päivittää erikseen käsin, jos se on ehditty jo tehdä.
Laskut sivukuluista
Laskut työnantajasuorituksista verottajalle generoidaan maksuihin aina palkanmaksua seuraavan kuun 6. päivään mennessä. Tätä ennen nähtävillä on arviolasku, joka päivittyy sitä mukaa kun palkkoja kuitataan maksetuiksi. Laskut työnantajasuorituksista löytyvät myös avoimista maksuista kohdasta Palkanmaksu -> Maksuaineiston lähetys.
Asiakkaan työeläkeyhtiö laskuttaa työeläkemaksut suoraan asiakkaalta. Jos asiakkaalla ei ole työeläkesopimusta, mutta tämä maksaa tyelin alaisia palkkoja, ilmoitus menee tilapäisenä ilmoituksena Varmaan, joka laskuttaa asiakasta. Tällöin asiakkaan osoitetiedot ovat pakolliset ilmoittaa tulorekisteriin.
Työllisyysrahasto laskuttaa asiakasta työttömyysvakuutusmaksuista neljännesvuosittain tehtyjen tulorekisteri-ilmoitusten perusteella.
Palkkalaskelma
Tällä hetkellä SEPA-maksetuista palkoista ei lähde sähköpostia työntekijälle, jossa ilmoitetaan palkan maksamisesta. Työntekijä saa palkkalaskelman ladattua suoraan palvelusta kun hän rekisteröityy työntekijäksi osoitteessa www.palkkaus.fi.
Työntekijän palkkalaskelmat löytyvät myös asiakkaan maksetuista laskelmista, josta sen voi toimittaa PDF-muodossa työntekijälle joko sähköpostitse tai postitse.
Ulosmittaukset ja ay-jäsenmaksut
Jos laskelmalle on lisätyy ulosmittaus tai ay-jäsenmaksu, myös näistä luodaan automaattisesti maksuaineisto lähetettäväksi maksuun. Tämä edellyttää sitä, että laskurissa ulosmittauksen ja ay-jäsenmaksun lisätietokenttiin on täytetty maksutiedot. Voit tulostaa maksuaineistot sekä ulosmittauksista että ay-jäsenmaksuista samaan aikaan nettopalkkojen kanssa. Linkit tarkempiin ohjeisiin näistä löytyvät alta.
Ulosmittauksen merkitseminen palkkalaskurissa (ohje tulossa)
Ay-jäsenmaksun merkitseminen palkkalaskurissa (ohje tulossa)