Kun kirjaudut tilitoimistona Palkkaus.fi:hin, tulet tilitoimiston käyttöliittymän etusivulle. Etusivulla näkyy ensimmäisenä asiakaslistaus.
Asiakaslistan toiminnot etusivulla
Lisää uusi-napista voit lisätä uuden asiakasyrityksen tilillesi. Tarkemmat ohjeet asiakasyrityksen lisäämiseen löytyy täältä.
Tila-kohta asiakkaan nimen vieressä kertoo, onko asiakas allekirjoittanut valtakirjan. Palkan maksaminen palvelussa edellyttää, että asiakasyritys on allekirjoittanut valtakirjan Palkkaus.fi-palvelulle. Jos allekirjoitus on tekemättä, voit lähettää asiakkaalle uuden kutsun allekirjoitukseen painamalla asiakkaan kohdalla olevaa Lähetä kutsu -painiketta.
Ota asiakkaaksi -napista voit kuitata asiakkaan tekemän valtuutuksen tilitoimistollesi, jolloin tilitoimistosi on asiakkaasi ensisijainen tilitoimisto palvelussa. Tämä vaikuttaa mm. asiakkaan oletusasetuksiin, ja vain omiksi asiakkaiksi valittujen yritysten laskelmat näkyvät navigaation yläpuolella olevissa listauksissa. Nappi tulee näkyviin myös, jos asiakasyrityksellä on jo ennestään tili palvelussa ja valtuutus siirretään tilitoimistolle, tai jos allekirjoitus on vielä tekemättä.
Eri kumppani -napista voit siirtää asiakkuuden itsellesi toiselta tilitoimistolta. Valtuutus asiakkaan tiliin säilyy myös toisella tilitoimistolla, mutta tästä määritetään asiakkaan ensisijainen tilitoimisto. Asiakasyritys voi itse poistaa turhat valtuutukset omista asetuksista.
Sivusto-napista voit kirjautua asiakkaan näkymään. Yritysasiakkaan näkymä, juuri sellaisena kuin se näkyy asiakkaalle, avautuu omaan selainikkunaan. Voit käyttää asiakkaan toimintoja aivan samoin, kuin asiakas itse käyttäisi palvelua.
Etusivulla oleva asiakaslista on järjestetty oletuksena uusimmasta vanhimpaan, mutta voit oikean yläkulman tekstihausta hakea asiakasta nimellä. Voit valita listan järjestyksen valitsemalla hakukentän perästä suodatinvalikosta asiakaslistauksen aika- tai aakkosjärjestykseen.
Työpöydän valikko
Vasemmalla puolella näyttöä on aina valikko, josta pääsee takaisin etusivulle ja voi valita eri toimintoja.
Valikon yläosassa on aina päällimmäisenä tilitoimistolle tarkoitetut toiminnot, jotka ovat ns. yli asiakkaiden:
- Asiakkaat: Tästä pääset aina takaisin etusivulle ja asiakaslistaan.
- Maksetut: Kaikki maksuun siirretyt ja maksetut laskelmat ja palkkalistat sekä näistä tehtävät tilitykset yli kaikkien asiakkaiden ovat täällä.
- Laskelmat - Yksittäiset maksetut tai maksu aloitettu -tilassa olevat laskelmat
- Palkkalistat - Maksetut tai maksuun siirretyt palkkalistat
- Maksut - Kaikki palkoista muodostuvat maksut, esim. nettopalkat, työntantajasuoritukset, työeläkemaksut jne.
- Palkanmaksu: Kaikki tilitoimiston tai asiakasyrityksen tekemät luonnokset löytyvät täältä, samoin
- Laskelmat (luonnokset) - Yksittäiset avoimet laskelmat, joita ei ole siirretty maksuun eikä tarkistettu
- Hoidetut laskelmat - Luonnokset, jotka on tarkistettu, mutta odottavat maksamista
- Työntekijät - Kaikkien asiakkaiden työntekijät listattuna
- Palkkalistat - Avoimet palkkalistat, joita ei ole vielä siirretty maksuun
- Maksuaineiston lähetys - Näkyvissä, jos tilitoimistolle on aktivoitu SEPA-maksut. Täältä voit hakea maksuaineistot ja kuitata ne maksetuiksi.
- Verokortit - Kaikkien asiakkaiden työntekijöiden verokortit listattuna
- Viestit: Viestintä asiakkaiden kanssa on tässä valikossa. Täällä näkyvät kaikkien asiakkaiden viestit yhtenä listana. Näkyvissä, jos viestitoiminto on aktivoitu tilitoimistolle.
- Raportit: Kaikkien asiakkaiden kirjanpitoraportit, tulorekisteri-ilmoitukset ja palkkalaskelmat.
- Kirjanpito - Täältä voit hakea kaikkien asiakkaiden kuukausittain muodostuvat kirjanpitoraportit kerralla
- Palkkatietoilmoitukset - Voit seurata palkkatietoilmoitusten lähetystä täältä (muokkaus tulossa)
- Erillisilmoitukset - Voit seurata erillisilmoitusten lähetystä täältä (muokkaus tulossa)
Tilitoimiston valikon alapuolelle avautuu asikaskasyrityksen toimintoja. Ne näkyvät silloin, kun olet valinnut asiakaslistalta jonkin asiakasyrityksen.
Asiakasyrityksen valinta ja toiminnot valikossa
Etusivun asiakaslistauksessa Valitse-napista saat valittua kyseisen asiakkaan toiminnot käyttöösi. Vasemmalle tilitoimiston toimintojen alle avautuu asiakkaan toimintojen valikko. Oikealle puolelle aukeaa kyseisen asiakkaan viimeisimmät maksetetut palkat ja viimeisimmät palkkojen luonnokset.
Asiakkaalle käytettävissä olevan toiminnot näkyvän valikossa alimpana. Kun valitset asiakkaan, asiakasyrityksen nimi näkyy valikossa. Asiakkaalle käytettävä toiminnot ovat:
- Laskelmat: Yrityksen maksamat laskelmat, talletetut luonnokset ja työntekijöiden yritykselle lähettämät palkkalaskelmat.
- Palkkalistat: Yrityksen palkkalistat löytyvät täältä.
- Työntekijät: Työntekijälista ja työntekijöiden verokortit.
- Viestit: Viestit tälle asiakkaalle ovat täällä. Voit hakea vanhoja viestejä tai lähettää uusia. Myös viestien liitteet löytyvät täältä.
- Raportit: Kirjanpitoraportit ja muu raportointi.
- Asetukset: Asiakkaan palkanmaksuasetukset, kuten TyEL-sopimus ja työtapaturmavakuutuksen tiedot.
Nämä samat toiminnot näkyvät myös palkkaportaalissa yritysasiakkaalle.
Apua-nappi vie ohjeisiin
Palkkaus.fi:ssä on aina näkyvissä oikeassa alakulmassa Apua-nappi. Se avaa ohjetoiminnon, josta voi etsiä ohjeita tai lähettää viestin asiakaspalveluumme.
Jos teet haun kirjoittamalla esim. verokortti, näet listan ohjeista, jotka liittyvät verokorttiin ja sen käsittelyyn Palkkaus.fi:ssä.
Jätä viesti -nappi avaa viestin kirjoituslomakkeen, jolla voit lähettää viestin asiakaspalveluun. Viestiin voi lisätä myös liitetiedostoja.