Työntekijä ja työnantaja voivat sopia, että työnantaja pidättää työntekijän palkasta tämän ay-jäsenmaksun.
Palkkalaskelmalle kirjattu ay-jäsenmaksun vähennys pienentää työntekijälle maksettavaa summaa ja työnantaja tilittää maksun työntekijän ilmoittamaan liittoon.
Ay-jäsenmaksun vähentämisestä palkasta tulee aina sopia erikseen ja työntekijä toimittaa oman liittonsa maksuohjeet ja viitteet työnantajalle. Viitteet voivat olla myös yrityskohtaisia.
Mikäli työntekijä maksaa jäsenmaksun itse liittoon, niin jäsenmaksua ei kirjata palkkalaskelmalle.
Ay-jäsenmaksujen kirjaaminen palkkalaskelmalle
Palkkalaskelman osiosta 4. Vähennykset valikosta löytyy oma sarake Ay-jäsenmaksujen kirjaamiselle.
Ay-jäsenmaksujen rivin voi lisätä myös työntekijän Oletuspalkkariveihin jolloin rivi nousee palkkalaskelmalle automaattisesti aina kun palkansaajalle luodaan uusi palkkalaskelma.
Palkkalajiin lisättävät tiedot
- Palkasta perittävän jäsenmaksun prosentti tai kiinteä summa
- Liiton nimi ja tilinumero
- SEPA ja tilitoimistoasiakkaiden laskujen luontiin
- Huomaathan että laskua ei muodostu mikäli maksuun käytettävä tilinumero puuttuu
- Viitenumero
- Viite voi olla työntekijän henkilökohtainen tai yrityskohtainen
- Jos saman yrityksen sisällä käytetään yrityskohtaisia sekä henkilökohtaisia viitteitä niin näistä muodostuu omat maksuaineistot / laskut.
- Henkilökohtainen viite tulee vaihtaa uuteen joka kuukausi
- Jos viitekentän jättää tyhjäksi, ohjelma generoi automaattisen viitteen, joka muodostuu työntekijän henkilötunnuksen ja yrityksen y-tunnuksen perusteella tietyllä kaavalla, jotta liitto voi kohdistaa maksun oikeaan työntekijään. Tämä automaattisesti generoituva viite kelpaa useimmille liitoille, mutta halutessasi voit tarkistaa tämän itse ennen sen käyttämistä.
- Viite voi olla työntekijän henkilökohtainen tai yrityskohtainen
Halutessaan palkkalaskelmalle voi lisätä lopuksi vielä viestin
Ay-jäsenmaksujen tilittäminen
Ay-jäsenmaksujen maksuaineisto muodostuu automaattisesti riippuen maksutavasta:
- Asiakasvaratililtä maksettaessa ei erillistä laskua ay-jäsenmaksusta muodostu vaan ay-maksut tulee maksaa itse yrityksen pankkitililtä. Tiedot näkyvät maksamisen yhteydessä ohjelmasta
- Muissa maksutavoissa ay-jäsenmaksuista muodostuu seuraavan kuukauden 6. päivä lasku ohjelmaan, jossa on eräpäivän kuun 15. päivä. Lasku tulee huolehtia itse maksuun.
Ay-jäsenmaksujen raportointi
Ohjelmasta on mahdollisuus hakea AY-jäsenmaksuraportti ja raportti löytyy Raportit-Palkkojen yhteenvetoraportti - Ay-jäsenmaksuraportti. Valitse kausi-painikkeesta saat avattua lisävalikot ja haettua raportin valitsemallasi hakuehdoilla.
Raportti näyttää tältä ja on mahdollista ottaa exceliin "Vie exceliin" painikkeen avulla.