Palkkaus.fi-ohjelmassa palkat ja ennakonpidätykset voi maksaa yhdellä maksulla. Tällöin käytetään maksamiseen asiakasvaraintiliä, jonka kautta nettopalkat tilitetään työntekijöille sekä ennakonpidätykset ja työnantajan sairausvakuutusmaksut Verohallinnolle.
Maksupalvelun, eli asiakasvaratilin kautta maksamisen, tarjoaa 1.7.2024 alkaen Pine & Cone Oy, joka on suomalainen maksulaitos. Maksupalvelun käyttäminen edellyttää lain mukaan asiakkaan tuntemistietojen (Know Your Customer, KYC) tarkistamista. Niiden pitää myös olla ajan tasalla ja siksi ne tarkistetaan vuosittain.
Isännöitsijä: näin teet KYC-tarkistuksen ohjelmassa
Kun kirjaudut ohjelmaan, niin Asiakkaat-listalla näet KYC-sarakkeen asiakkaiden tiedoissa. Siitä pääset päivittämään KYC-tiedot asiakkaillesi.
[KUVA, jossa näkyy asiakaslista ja KYC-sarake.]
Ensin sinut tunnistetaan vahvalla sähköisellä tunnistamisella: pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Tunnistamisen jälkeen aukeaa näkymä, jossa voit päivittää asiakkaidesi tuntemistiedot. Näet kaikki yhtiöt, joihin sinulla on Suomi.fi:n kautta valtuutus.
Voit klikata yhtiön nimeä, jolloin aukeaa ikkuna tietojen päivittämiseen. Välilehdillä on eri osa-alueet: yhtiön perustiedot, tosiasialliset edunsaajat jne. Hyväksy-välilehdellä sinun pitää tarkistaa ja hyväksyä antamasi tiedot. Tee tarkistus jokaisen yhtiön osalta.
Mikä tarkoitetaan asiakkaan tuntemisella?
Työnantajalta (osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö tai joku muu yhtiömuoto) kysytään omistajiin ja omistukseen liittyviä tietoja. Tietojen kysyminen perustuu lakiin rahanpesusta ja terrorismin rahoittamisesta (ns. AML/CFT-lainsäädäntö).
KYC-tiedot voi täydentää ja tarkistaa yrityksen tai yhteisön nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö. Käytännössä nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö (esim. toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä) kirjautuu pankkitunnuksillaan sisään ja häneltä kysytään vaaditut asiat. Lopuksi hän vahvistaa tiedot. Tiedot ovat voimassa maksimissaan vuoden ajan, jolloin viimeistään ne tarkistetaan uudestaan.
KYC-tietoja antaessasi varaudu seuraavilla tiedoilla:
- Yhtiön tai yhteisön hallituksen puheenjohtajan tai vastuullisen yhtiömiehen tiedot (myös henkilötunnus)
- Tosiasiallisten edunsaajien tiedot (Ultimate Beneficial Owner, UBO): henkilöt jotka omistavat suoraan tai välillisesti 25% tai enemmän. Ulkomaalaisilta UBOilta tarvitaan lisäksi syntymäaika ja osoitetiedot ulkomailla.
- Poliittinen vaikutusvalta (Politically Exposed Person, PEP): lisäksi kysytään lainsäädännön määritelmän mukaisesti PEP-status em. henkilöiltä.
Lisätietoja antaa Palkkaus.fi:n asiakaspalvelu: aspa@palkkaus.fi