Palkan tilitysprosessiin liittyy kolme ajankohtaa:
- Maksupäivä, jolloin maksu on laitettu maksuun (Paytrail-maksu tai viitemaksun suorittaminen)
- Tilityspäivä, jolloin Palkkaus.fi on tilittänyt nettopalkan eteenpäin työntekijälle saatuaan ensin työnantajan maksupäivänä tekemän kokonaismaksun.
- Palkkapäivä, jolloin raha on työntekijän pankkitilillä (palkkapäivä päivittyy laskelmalle aina tilityshetkellä).
Palkkapäivä
Palkkapäivä tarkoittaa lain mukaan sitä päivää, jolloin palkka on työntekijän käytettävissä. Palkkaus.fi tilittää nettopalkan, kun työnantajan maksama tilitys on tullut Palkkaus.fi:n asiakasvaratilille.
Viive nettopalkan tilityksessä riippuu maksupäivästä ja maksutavasta:
- Paytrail-maksu nettopalkka on työntekijällä 3 pankkipäivän kuluessa. Näet arvioidun palkkapäivän, kun menet maksamaan palkkaa ohjelmassa.
- Viitemaksu: Jos otat viitemaksutiedot laskelmasta tai palkkalistasta, niin ohjelma näyttää palkkapäiväksi päivää, joka pystytään toimittamaan, jos viitemaksu maksetaan heti. Jos viitemaksua ei maksa heti, niin palkkapäiväkin vastaavasti menee eteenpäin. Palkkapäivä päivittyy laskelmalle, kun maksu tulee Palkkaus.fi:n asiakasvaratilille ja nettopalkka tilitetään työntekijän tilille.
Voit myös asettaa tarkan palkkapäivän, jos se on kauempana kuin 3 pankkipäivää maksupäivästä. Tällöin nettopalkka välitetään SALA-maksuna pankkien kautta juuri oikealle päivälle työntekijän tilille.
Arkipyhät ja viikonloput vaikuttavat maksujen kulkuun. Maksut pystytään toimittamaan 2-3 pankkipäivässä, mutta esim. joulukausi voi pidentää tilityksiä pankeissa.
Kannattaa aina tehdä palkanmaksu verkkopankkimaksuna viimeistään 3 pankkipäivää ennen sovittua palkkapäivää.
Tulorekisteri-ilmoitukset
Tulorekisteriin tehdään palkkatietoilmoitus aina 5 päivän kuluessa palkkapäivästä. Tulorekisteri-ilmoituksen perusteena oleva palkkapäivä näkyy palkkalaskelmalla.
Tämän lisäksi tehdään erillisilmoitus palkanmaksua seuraavan kuun 5. päivä. Tässä ilmoitetaan työnantajan maksamat sairausvakuutusmaksun alaiset palkat edelliseltä kuukaudelta.
Jos palkka maksetaan aivan kuukauden lopussa, maksupäivä ja palkkapäivä voivat mennä eri kuukausille. Tällöin tulorekisteri-ilmoitus tehdään seuraavan kuukauden puolella ja työnantajasuoritukset sekä sivukulut tehdään seuraavan kuukauden aikataulun mukaisesti.
OmaVero
Verohallinnolle Työnantajasuoritukset tilitetään palkanmaksua seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä.
Verohallinto saa tiedon palkanmaksusta tulorekisterin kautta ennen tilityksen eräpäivää. Siksi OmaVerossa näkyy jonkin aikaa tuleva maksu negatiivisena (erääntyvänä). Tilanne päivittyy tilityksen saavuttua.
Katso myös ohje:
Miksi työnantajasuoritukset näkyvät erääntyneinä Omaverossa
Jos yritys on työnantajarekisterissä (maksaa säännöllisesti palkkoja työntekijöille), tulee kuukausittainen ilmoitus tulorekisteriin tehdä, vaikka yritys ei maksaisi palkkoja jonain kuukautena. Tällöin tehdään ei palkanmaksua -ilmoitus, jostä välittyy tieto myös OmaVeroon. Työnantajarekisteriin kannattaa ilmoittautua vasta, kun maksaa palkkoja säännöllisesti joka kuukausi.
Kirjanpitoraportti ja maksuaikataulu
Kirjanpitoraporteille palkka kirjataan maksupäivän mukaan. Tällöin aivan kuukauden lopussa maksettu palkka on ko. kuukauden kirjanpitoraportissa, vaikka siitä tehdään tulorekisteri-ilmoitukset ja sivukulujen tilitykset vasta seuraavan kuukauden prosessin mukaisesti.
Voit halutessasi vaihtaa asetuksissa kirjanpitoraportin muodostuvan myös joko palkkapäivän tai palkkakauden mukaan.
Yrityksen kirjanpidossa palkka voidaan kirjata sille kaudelle, jolle maksettu palkka oikeasti kuuluu.