Palkan tilitysprosessiin liittyy kolme ajankohtaa:
- Maksupäivä, jolloin maksu on laitettu maksuun palvelussa (verkkopankkimaksu tai viitemaksun ottaminen)
- Tilityspäivä, jolloin Palkkaus.fi on tilittänyt nettopalkan eteenpäin työntekijälle saatuaan ensin työnantajan maksupäivänä tekemän kokonaismaksun.
- Palkkapäivä, jolloin raha on työntekijän pankkitilillä (palkkapäivä päivittyy laskelmalle aina tilityshetkellä).
Palkkapäivä
Palkkapäivä tarkoittaa lain mukaan sitä päivää, jolloin palkka on työntekijän käytettävissä. Palkkaus.fi tilittää nettopalkan, kun työnantajan maksama tilitys on tullut Palkkaus.fi:n asiakasvaratilille.
Viive nettopalkan tilityksessä riippuu maksupäivästä ja maksutavasta:
- Verkkopankkimaksu palvelussa: nettopalkka on työntekijällä 2-3 pankkipäivän kuluessa. Näet arvioidun palkkapäivän, kun menet maksamaan palkkaa palvelussa.
- Viitemaksu: Jos otat viitemaksutiedot palvelusta, niin palvelu näyttää palkkapäiväksi päivää, joka pystytään toimittamaan, jos viitemaksu maksetaan heti. Jos viitemaksua ei maksa heti, niin palkkapäiväkin vastaavasti menee eteenpäin. Palkkapäivä päivittyy laskelmalle, kun maksu tulee Palkkaus.fi:n asiakasvaratilille ja nettopalkka tilitetään työntekijän tilille.
Voit myös asettaa tarkan palkkapäivän, jos se on kauempana kuin 3 pankkipäivää maksupäivästä. Tällöin nettopalkka välitetään SALA-maksuna pankkien kautta juuri oikealle päivälle työntekijän tilille. Palkka on tällöin heti palkkapäivän aamuna työntekijän käytettävissä.
Arkipyhät ja viikonloput vaikuttavat maksujen kulkuun. Palvelussa pystytään toimittamaan maksut 2-3 pankkipäivässä, mutta esim. joulukausi voi pidentää tilityksiä pankeissa.
Kannattaa aina tehdä palkanmaksu verkkopankkimaksuna viimeistään 3 pankkipäivää ennen sovittua palkkapäivää, niin tällöin ei koskaan tule ongelmia palkkapäivän aikataulun kanssa.
Esimerkikki 1: Palkanmaksu maanantaina, normaali työviikko:
Yrittäjä maksaa palkan palvelussa maanantaina 25.1. ennen klo 16 verkkopankkimaksulla. Tilitys näkyy Palkkaus.fi:n asiakasvaraintilillä 26.1. ja nettopalkka tilitetään työntekijälle vielä samana päivänä. Riippuen työntekijän pankista, palkkapäivä on joko 26.1. tai 27.1. Palkkalaskuri arvioi palkkapäivän laskelmalle työntekijän pankin perusteella.
Esimerkki 2: Palkanmaksu perjantaina, normaalit työviikot:
Yritys maksaa palkan palvelussa perjantaina 25.1. ennen klo 16 verkkopankkimaksulla. Tilitys näkyy Palkkaus.fi:n asiakasvaraintilillä maanantaina 28.1. ja nettopalkka tilitetään työntekijälle vielä samana päivänä. Riippuen työntekijän pankista, palkkapäivä on joko 28.1. tai 29.1.
Huom! Jos palkka maksetaan perjantaina vasta klo 16 jälkeen, on palkka työntekijän tilillä vasta 29.1. tai 30.1. riippuen työntekijän pankista.
Tulorekisteri-ilmoitukset
Tulorekisteriin tehdään palkkatietoilmoitus aina 5 päivää palkkapäivän jälkeen. Tulorekisteri-ilmoituksen perusteena oleva palkkapäivä näkyy palkkalaskelmalla.
Tämän lisäksi tehdään erillisilmoitus palkanmaksua seuraavan kuun 5. päivä. Tässä ilmoitetaan työnantajan maksamat sairausvakuutusmaksun alaiset palkat edellisessä kuussa.
Jos palkka maksetaan aivan kuukauden lopussa, maksupäivä ja palkkapäivä voivat mennä eri kuukausille. Tällöin tulorekisteri-ilmoitus tehdään seuraavan kuukauden puolella ja työnantajasuoritukset sekä sivukulut tehdään seuraavan kuukauden aikataulun mukaisesti.
Verohallinnon tilitykset tehdään palkanmaksua seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä ja TyEL-maksut tilitetään palkanmaksua seuraavan kuukauden 25. päivä.
Esimerkki, kuukauden vaihde:
Jos maksupäivä palvelussa on maanantaina 31.8. ja palkkapäivä tiistaina 1. syyskuuta, niin tulorekisteri-ilmoituksen lähetyspäivä lasketaan 1.9. mukaan. Tällöin työnantajasuoritukset Verohallinnolle (ennakonpidätys ja sava) sekä TyEL-maksu tilitetään myös syyskuun maksujen aikataululla (eli ne maksetaan 12.10 ja 25.10 mennessä).
OmaVero ja palkanmaksu Palkkaus.fi:ssä
Työnantajasuoritukset Verohallinnolle tilitetään aina palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä. Tulorekisteri-ilmoitus kuitenkin tehdään jo 5 päivän kuluessa tilityspäivästä.
Verohallinto saa tiedon palkanmaksusta tulorekisterin kautta ennen tilityksen eräpäivää. Siksi OmaVerossa näkyy jonkin aikaa tuleva maksu negatiivisena (velkana). Tämä on aivan normaalia. Seuraavassa kuussa tilityksen tultua OmaVeron kirjanpito päivittyy.
Jos yritys on työnantajarekisterissä (maksaa säännöllisesti palkkoja työntekijöille), tulee kuukausittainen ilmoitus tulorekisteriin tehdä, vaikka yritys ei maksaisi palkkoja jonain kuukautena. Tällöin tehdään ei palkanmaksua -ilmoitus, jostä välittyy tieto myös OmaVeroon. Työnantajarekisteriin kannattaa ilmoittautua vasta kun maksaa palkkoja säännöllisesti joka kuukausi.
Kirjanpitoraportti ja maksuaikataulu
Palvelun kirjanpitoraporteille palkka kirjataan aina maksupäivän mukaan. Tällöin aivan kuukauden lopussa maksettu palkka on ko. kuukauden kirjanpitoraportissa, vaikka siitä tehdään tulorekisteri-ilmoitukset ja sivukulujen tilitykset vasta seuraavan kuukauden prosessin mukaisesti.
Voit halutessasi vaihtaa palvelun asetuksissa kirjanpitoraportin muodostuvan myös joko palkkapäivän tai palkkakauden mukaan.
Yrityksen kirjanpidossa palkka voidaan kirjata sille kaudelle, jolle maksettu palkka oikeasti kuuluu.