Työnantaja on velvollinen palkanmaksun yhteydessä antamaan työntekijälle palkkalaskelman.
Palkkalaskelma on lain mukaan vapaamuotoinen, mutta siitä pitää ilmetä ainakin seuraavat tiedot:
- työnantajan nimi ja toimipisteen sijainti
- työntekijän nimi, ammatti ja syntymäaika
- perustiedot työsuhteesta (mm. alkamis- ja päättymispäivä)
- palkanmaksukausi
- palkka, mahdolliset lisät ja korvaukset, ja niistä toimitetun ennakonpidätyksen määrä
- työntekijältä peritty työntekijän eläkemaksu ja työttömyysvakuutusmaksu
- sairausvakuutuksen päivärahamaksu
Sairausvakuutuksen päivärahamaksu on osa työntekijän sosiaaliturvamaksuja ja se maksetaan automaattisesti ennakonpidätyksen yhteydessä. Päivärahamaksun osuus (1,71% bruttopalkasta vuonna 2022) pitää laskea ja ilmoittaa palkkalaskelmassa, jos ennakonpidätys on pidätetty.
Lähtökohta laissa on, että palkka maksetaan aina työntekijän pankkitilille. Jos pakottavasta syystä johtuen palkka maksettaisiin työntekijälle käteisellä, työnantajalla tulee olla maksetusta palkasta työntekijän allekirjoittama kuitti tai muu maksun todentava selvitys.
Palkkaus.fi:n kautta maksetuista palkoista tieto palkkalaskelmasta menee automaattisesti työntekijälle sähköpostitse, ja työntekijä voi hakea palkkalaskelman kirjautumalla palveluun. Työnantaja voi myös itse tulostaa tai lähettää palkkalaskelman työntekijälle.