Jos asiakas ei ole ilmoittanut asetuksissa työeläkesopimuksen numeroa, ilmoitukset menevät tilapäisenä ilmoituksena Varmaan. Varman botti tarkistaa tilapäisenä tehtyjä ilmoituksia ja jos asiakkaalla on voimassa oleva sopimus jossain työeläkeyhtiössä, pyytää meitä korjaamaan tiedon.
Pääsääntöisesti tieto tallennetaan asiakkaan tietoihin, perutaan tehty tulorekisteri-ilmoitus ja tehdään uusi oikeilla tiedoilla. Jos Varma erikseen ilmoittaa, että korjausta ei tarvitse tehdä ilmoitukselle, riittää että tiedon korjaa asiakkaan tietoihin ja tulevat palkanmaksut menevät oikealla työeläketiedolla.
Vuoden 2023 alusta käyttöön on otetty yhtiökohtaiset tyel-maksuprosentit, eli jatkossa tyel-tietojen muutokset aiheuttavat aina myös maksumuutoksia. Tyel-maksut eivät kuitenkaan kierrä enää asiakasvaratilin kautta, eli tämä vaikuttaa vain asiakkaan saamaan laskuun. Varma mitätöi heiltä lähteneen laskun ja oikea tyel-yhtiö laskuttaa normaalisti asiakasta.
Mitätöintipyynnöt tulee tehdä siten, että sekä mitätöinti että uuden ilmoituksen lähetys tehdään joko ennen tai jälkeen klo 16, jotta Varma osaa käsitellä ilmoitukset oikein.
Mitätöintiprosessi
- Avaa ja tallenna viesti tikettiin sisäisenä viestinä
- Avaa laskelma Laskelmat-näkymässä
- Päivitä tyel-tieto asiakkaan taakse ja laskelmalle Maksetun laskelman korjaus -näkymässä
Laskelman korjaamisen vaiheet
- Mitätöi tehty tulorekisteri-ilmoitus (peru palkkatietoilmoitus)
- Avaa Maksetun laskelman korjaus-näkymä ja päivitä Vero, eläke- ja vakuutustiedot
- Kopioi eroraportti ja tallenna se tiketille sisäisenä kommenttina
- Tallenna korjaus ja kirjaa Tilannekuva
- Lähetä uusi tulorekisteri-ilmoitus
- Merkitse laskelmalle tieto korjauksesta
- Päivitä näkymä ja tarkista, että korjaus on onnistunut ja ilmoitus lähtenyt eteenpäin onnistuneesti.
- Kuittaa Varman mitätöintipyyntö Zendeskissä hoidetuksi.
- Lähetä asiakkaalle ilmoitus korjauksesta.
Avaa ja tallenna viesti
Varma lähettää mitätöintipyynnön suojattuna sähköpostina. Tallenna viesti näkyville Zendeskiin, jotta se on myös jälkikäteen muiden nähtävissä.
Jos mitätöintipyynnön lähettäjä on Tintti (robotti), voi kuka tahansa avata ja tallentaa viestin valmiiksi ja lisätä sitten korttiin sen henkilön, joka tekee mitätöinnin. Tintin viesteihin ei tarvitse vastata. Jos lähettäjä on joku muu, viestiin voi joutua vastaamaan, joten sitä ei kannata avata, jos ei itse hoida asiaa loppuun asti.
Käytä tägiä "mitätöintipyyntö", niin tiketti tulee Zendeskissä listaan Mitätöintipyynnöt, josta niitä on helppo seurata.
Avaa laskelma Laskelmat-näkymässä
Hae yrityksen kaikki laskelmat Laskelmat-näkymässä y-tunnuksella.
Laskelmat-näkymässä kannattaa tarkistaa myös mitätöintipyyntöä koskevan laskeman jälkeiset palkat ja päivittää tarvittaessa myös ne, jos asiakkaalla on esim. luonnoksia tai maksu aloitettu tilassa olevia laskelmia. Aikaisempia maksettuja palkkoja ei tarvitse päivittää, ellei erikseen pyydetä, koska vakuutus on voinut astua vasta voimaan.
- Lisää viestillä teksti "mitätöintipyyntö" + tiketin numero kaikkiin palkkalaskelmiin joissa on virheellinen työeläketieto.
Päivitä asiakkaan tiedot Asetukset-välilehdellä
Avaa päivitettävä laskelma uuteen ikkunaan ja avaa Maksetun laskelman muokkaus -näkymä.
Avaa asiakkaan tiedot Adminissa ja lisää Varman ilmoittama sopimustieto asiakkaan tietoihin. Voit myös päivittää tiedot suoraan korjausnäkymässä valitsemalla Muokkaa kohdasta Vero, eläke- ja vakuutustiedot. Asiakkaan asetukset avautuvat muokkausnäkymän oikeaan laitaan.
Laskelman korjaamisen vaiheet
Mitätöi tehty tulorekisteri-ilmoitus
Tulorekisteri-ilmoituksissa kestää aina jonkin aikaa, joten virheellisen ilmoituksen mitätöinti kannattaa tehdä heti aluksi. Odota että ilmoitus on mitätöitynyt ennen korjauksen jatkamista.
- Valitse mitätöitävä laskelma Laskelmat-nkäymässä -> Mitätöi EPR (tai laskelman Operaatiot - Peru palkkatietoilmoitus)
Päivitä tyel-tieto laskelmalle Maksetun laskelman korjausnäkymässä (uusi tapa)
Kun tyel-tieto on päivitetty asiakkaan taakse, voit päivittää sen laskelmalle Maksetun laskelman korjausnäkymästä painamalla Päivitä vakuutustiedot -nappia. Työeläkemaksutiedoissa näkyy tässä kohtaa vielä Ei yhtiötä ja sopimusnumeron kohta on tyhjä.
Päivityksen jälkeen tyel-tieto päivittyy:
Tieto päivittyy heti myös laskelman esikatseluun:
Paina vielä sivun ylälaidasta Päivitä. (Tallenna-napin vieressä)
Ota sitten kuvakaappaus Eroraportista ja tallenna se mitätöintipyyntötikettiin kommenttina. (Otetaan uusi kuva, kun vuosi vaihtuu ja eroja tulee.) Eroraportti kannattaa tallentaa myös asiakkaalle lähtevään viestiin sisäisenä kommenttina.
Kun korjaus on tehty ja eroraportti tallennettu, paina Tallenna.
Kirjaa Tilannekuvaan syyksi Virheellinen laskelma ja kategoriaksi Mitätöintipyyntö.
Voit Tilannekuvan kuvauskenttään kirjata mihin työeläkeyhtiöön vaihto on tehty.
Korjausnäkymän ylälaidassa on muistutus tulorekisteri-ilmoituksen päivittämisestä.
Jos et etukäteen mitätöinyt ilmoitusta, muistutetaan mitätöimään vanha ja lähettämään uusi.
Tai jos mitätöit, muistutetaan lähettämän korvaava ilmoitus
Lähetä uusi tulorekisteri-ilmoitus
Tarkista ensin laskelmalta, että alkuperäinen ilmoitus on mitätöity.
Korjauksen tallennus luo automaattisesti uuden palkkatietoilmoituksen, mutta ei lähetä sitä.
- Valitse Laskelmat-listauksessa korjattu laskelma
- Paina sitten Lähetä EPR (tai laskelmalla Luo palkkatietoilmoitus ja ajasta palkkapäivän mukaan)
- Paina Viesti ja lisää viestiksi "Tyel ja tr ilmo korjattu *asiakasviestin numero*" lisää asiakkaan tiketin numero kun saat lähetettyä asiakkaalle viestin.
- Päivitä näkymä ja tarkista, että uuden ilmoituksen lähetys on onnistunut
Kuittaa Varman mitätöintipyyntö
Mitätöintipyyntöön ei tarvitse vastata, mutta kommentoi sisäisenä kommenttina mitä tehty ja sulje kortti. Lisää linkki asiakkaalle lähetettyyn viestiin.
Lähetä asiakkaalle ilmoitus korjauksesta
Zendeskiin on tallennettu valmis viestipohja: "Viesti asiakkaalle, kun Varma lähettää mitätöintipyynnön"
Asiakkaalle tulee ilmoittaa korjauksesta ja sen vaikutuksesta työeläkemaksun muutokseen. Korjaus päivittää uuden tiedot asiakkaan laskelmalle, mutta se saattaa silti poiketa työeläkeyhtiön todellisesta laskuttamasta summasta, koska ohjelmassa on vain yksi kaikille sovellettava työeläkemaksuprosentti oletuksena.